הנהלת חשבונות היא תחום מקצועי שעל פי ההגדרה הפשוטה מתעד את הפעילות הפיננסית של ישות חשבונאית, תוך רישום תנועות כספיות ואחרות הנעשות בה. בפועל, מדובר באחד האתגרים הגדולים ביותר שיש. העיסוק בהנהלת חשבונות אינו פשוט, מצריך היכרות עם תקנות מגוונות וירידה לפרטים הקטנים ביותר של התנהלות העסק. המטרות כאן הן לעמוד בדרישות החוק בישראל ביחס לרישום, אבל גם לתעד את פעילות הישות החשבונאית לצרכי ניתוח ושיפור שלה.
זו בדיוק הסיבה שמנהלי חשבונות, בין אם בשיטה החד צדית ובין אם בשיטה הכפולה, נדרשים תמיד. אנחנו נציג בפניכם כאן את השירותים העיקריים שהם עשויים לספק עבורכם.
הקמת עסק
למרות שהנהלת חשבונות מתנהלת בעסקים קיימים באופן שוטף, צריך להעניק לה תשומת לב כבר בנקודת ההתחלה. מנהל החשבונות עשוי לספק קודם כל ייעוץ לגבי סוג העסק המתאים ביותר, בין אם עוסק פטור, עוסק מורשה, חברה בע"מ וכיוצא בזה. ההגדרות האלה אינן טכניות בלבד, אלא משפיעות על התנהלות העסק ולפעמים גם על הרווחים שלו.
מנהל החשבונות יוכל בהמשך לכך לסייע בשלבים הבירוקרטיים של הקמת העסק, בין אם פתיחת תיקים במע"מ (כולל רישום העסק), במס הכנסה ובמוסד לביטוח לאומי. בחלק מהמקרים יהיה צורך בפעולות אחרות כמו פתיחה של תיק ניכויים, הפקה של אישורי ניכוי מס במקור או ניהול ספרים ועוד. הכל בהתאם לדרישות מהעסק הנתון, שמנהל החשבונות יכול לבחון ולנתח עבור הלקוח שלו.
הנהלת חשבונות וניהול ספרים
ניהול ספרים הוא אחת הפעולות הבסיסיות ביותר במסגרת תחום הנהלת החשבונות. בעיקרון מדובר בפעולות שתכליתן רישום ההכנסות וההוצאות של העסק, תוך שימוש בפנקס תקבולים ותשלומים או בצורה המקובלת של כך כיום – תוכנות ממוחשבות של הנהלת חשבונות. לצד הרישום חייבים להנפיק מסמכים כמו חשבוניות, קבלות וכן הלאה. בחלק מהמקרים יש צורך בניהול של הזמנות רכש, תעודות משלוח ועוד.
הנהלת החשבונות יכולה לכלול בתוכה ניהול של הלקוחות והספקים, הנעשה באמצעות חלוקה לכרטסות עבודה, פיזיות או וירטואליות. ניהול ספקים מאפשר למנוע טעויות בעת הצורך ולספק גישה מהירה לנתונים למטרות ניהול תמחיר, גבייה וכדומה.
הכנת דו"חות בעזרת שירות הנהלת חשבונות
ההתנהלות הפיננסית ופעולות הרישום למיניהן גוזלות זמן רב מכל המעורבים – מה גם שיש עסקים בהם הן צריכות להתבצע באופן שוטף. הכנת דו"חות תקופתיים היא חלק מרכזי בתורה של שירותי הנהלת חשבונות, כשבין היתר מדובר כאן בדו"חות לצרכי תשלום מע"מ או מקדמות מס הכנסה, דו"חות רווח והפסד, דו"חות מאזני בוחן, דו"חות תנועות ועוד.
מנהל החשבונות יוכל בהקשר הזה לבחון עד כמה העוסק, החברה או התאגיד מוכנים לביקורת של הגורמים הרשמיים, דוגמת רשויות המס. שירותי הכנה לביקורות מהסוג הזה יכולים למנוע מצבים של אי נעימות הנובעת מטעויות ברישום, ניהול ספרים בצורה שאינה נכונה ועוד.
שאלת המיסוי
ההכנסות שלנו אמורות להיות כרוכות בתשלום מס, אבל ישנן דרכים שונות להפחית או אפילו לקבל פטור ממס בנקודת זמן מסוימת. גם כאן הנהלת החשבונות נכנסת לתמונה, באמצעות תכנון מס מושכל – לדוגמא הכנסת נקודות זיכוי למשוואה. כאשר העסק משלם מס בשיעור גבוה יותר ממה שהוא צריך בשנה קלנדרית נתונה, יכול מנהל החשבונות לסייע בהתנהלות לצורך קבלת החזר המס המיוחל.
הצהרת הון
גם אם לא ברור תמיד מהם הפרמטרים שמביאים לכך שעסק נדרש מדי פעם להצהרת הון מטעם רשויות המס, ההנחה היא שכל עסק צפוי ליפול מדי פעם ב"חכה". ההצהרה מצריכה איסוף של נתונים או מסמכים שונים, יחד עם מילוי ההצרה על פי הספר. לכן ברור מדוע בחירה מקובלת היא לפנות לחברה או למנהל חשבונות שיעניקו סיוע בכך.
הנהלת חשבונות היא דרישה חובה מכל עסק וארגון בישראל, כאשר יש סוגים שונים של הנה"ח ודרישות חוקיות שונות בהתאם לסוג ומהות העסק.
לצד עסקים קטנים ועצמאים בודדים המנהלים לבדם את הנהלת החשבונות של העסק (ואלו מיעוט יחסית ליתר המשק) או ארגונים גדולים יחסית עם אנשי הנהלת חשבונות פנימיים, ישנם גורמים שונים המעניקים שירותי ניהול חשבונות לעסקים וארגונים.
נסקור גורמים אלו ונסביר באופן כללי אודותיהם ומהות שירותי ההנה"ח שהם מספקים.
משרדי הנהלת חשבונות
אלו מהווים כנראה את העיקר מבחינת גורמי חוץ המעניקים לעסקים וחברות שירותי הנהלת חשבונות.
משרד הנהלת חשבונות מעסיק מנהלי חשבונות שונים (לרוב מדובר למעשה על מנהלות חשבונות) ויש משרדים העוסקים בלעדית בתחום ניהול החשבונות והספרים וישנם משרדים העובדים במסגרת משרד ראיית חשבון או ייעוץ מס למשל. במשרדי הנה"ח עובדים מנהלי חשבונות זוטרים, מנהלי חשבונות סוג 3 ולרוב גם לפחות מנהל חשבונות בכיר אחד.
שירותי ניהול החשבונות של משרדים אלו כוללים כמעט את כל השירותים הקיימים בתחום, ניהול ספרים, אחסון מסמכים רלבנטיים, הגשת דוחות לרשויות המס, סיכומים שנתיים והגשת דוח שנתי ובמקרים מסוימים גם הכנת משכורות וביצוע כל התשלומים השונים בהקשר למשכורות.
רואה חשבון
רואה החשבון הוא בעל המקצוע הבכיר ביותר בתחום החשבונאי, אלו אנשים שלמדו במסלול אקדמי קשה וארוך על מנת להיות מוסמכים בראיית חשבון. במקרים רבים משרד רואה חשבון יספק גם שירותי הנהלת חשבונות בסיסיים וכלליים באמצעות צוות של מנהלי חשבונות.
תפקידו של רואה החשבון הוא לפקח על התהליך, להפיק ולפקח על דוחות כספיים של חברות, להתנהל במקרים מורכבים מול רשויות המס, לבצע תכנוני מס יעילים וחוקיים, לסייע בהיבטים של מימון וניהול פיננסי של העסק ועוד מגוון רחב של פעולות בעלות הקשר פיננסי, עסקי או כלכלי.
שירותי הנהלת חשבונות דרך משרד רואה חשבון נחשבים לרמה הגבוהה והמקיפה ביותר של שירות עסקי חשוב זה.
חשב שכר
חשב שכר אחראי להכנת וניהול כל ההיבטים הקשורים למשכורות העובדים. החשב יכול לעבוד בנפרד ממשרד הנהלת חשבונות, במסגרת משרד כזה, דרך רואה חשבון או אפילו באופן פנימי בארגון.
חשב השכר אינו עוסק בתחומים הבסיסיים של ניהול חשבונות (תקבולים תשלומים, דוח מע"מ וכיוצא באלו) אלא רק בהיבטים הקשורים למשכורות, כולל מרכיבי השכר ורישום נכון שלהם, זכויות סוציאליות, תשלומים לפנסיות של העובדים, תשלומי ביטוח לאומי, מיסוי משכורות ועוד.
יועץ מס
למרות שנהוג לקשר יועצי מס לנושאים כגון תכנוני מס והחזרי מס בדיעבד, בפועל ישנם משרדי ייעוץ מס המספקים גם שירותי הנהלת חשבונות. יועץ מס מוסמך רשאי להגיש דוחות למע"מ ולמס הכנסה ולכן רבים מיועצי המס מעניקים תחתיהם מנהלי חשבונות לביצוע המשימות השוטפות של ניהול החשבונות ואם אחראים לדיווח ולהתנהלות הכוללת.
יועץ עסקי
יועצים עסקיים לרוב לא עוסקים כלל בהיבטים הטכניים והתפעוליים של הנהלת חשבונות, אלא בייעוץ עסקי מקצועי לעסקים וארגונים. אך למרות זאת, אפשר למצוא בשוק יועצים עסקיים המציעים במסגרת מטריית השירותים שלהם גם שירותי הנהלת חשבונות.
יועץ עסקי שהוא מנהל חשבונות או רואה חשבון או יועץ מס למשל או יועץ עסקי המעסיק אנשי מקצוע מתאימים, יכול להציע לצד שירותי הייעוץ והפיתוח העסקי שלו גם ניהול חשבונות, ייעוץ מס, תכנוני מס, הגשת בקשות להחזרי מס וכיוצא באלו.
לסיכום, ישנם אפשרויות רבות ומגוונות לקבל שירותי הנהלת חשבונות לעסק. חשוב מאוד לבחור באפשרות היעילה והאופטימאלית מכל הבחינות עבור העסק. כמו כן, רצוי להכיר תוכנות הנהלת חשבונות המאפשרות ניהול עצמי של כל או חלק מניהול החשבונות.
