הנהלת חשבונות היא תחום מורכב מאוד. ניהול הספרים של העסק, כל עסק, מחייב התייחסות להרבה מאוד פרטים וכללים. גם ההתנהלות מול הלקוחות – הנפקת חשבוניות, גבייה וכו' – מצריכה השקעת זמן רב ותשומת לב להרבה מאוד נתונים. כך גם שאר מרכיבי הנהלת החשבונות ובהם משכורות, דיווחים לרשות המיסים ולביטוח הלאומי, ועוד. מערכת CRM מאפשרת לייעל את הנהלת החשבונות, וכאן בעמוד תמצאו מידע מפורט בנושא, כך שתוכלו לדעת האם גם לכם כדאי להתקין אצלכם בעסק את המערכת הזו.
מה זה CRM?
כדי להבין איך תוכנת CRM משפרת את הנהלת החשבונות, כדאי קודם כל לדעת מה זה בעצם CRM. השם CRM הוא ראשי תיבות של המונח Customer Relationship Management, כלומר ניהול קשרי לקוחות. במקרים רבים ה-CRM הוא חלק ממערכת גדולה יותר, שכוללת עוד מודולים, ובהם למשל מודול כספים וחשבונאות.
מהן היכולות של מערכת CRM?
מודול ניהול קשרי הלקוחות מספק לעובדות ולעובדים בכל המחלקות הרלוונטיות מידע מפורט לגבי כל מי שעשוי לספק הכנסות לעסק. כלומר, גם לקוחות קיימים וגם לקוחות פוטנציאליים שפנו לעסק והביעו עניין במוצר או שירות.
התועלת הראשונה של ה-CRM היא בכך שאף פנייה לא מתפספסת. למעשה, כל ליד רלוונטי זוכה לתשומת לב תוך זמן קצר ככל האפשר, ואם יש אדם שלא קיבל מענה במהירות הרצויה, המערכת תתריע על כך. בנוסף, מרגע שנוצרה אינטראקציה עם אדם, כל ההתנהלות מולו מתועדת. המידע המפורט מאפשר לנציגי העסק להציע לכל לקוח הצעות מותאמות ספציפית עבורו, וכשההצעות מותאמות לאדם באופן מושלם הסיכוי לעוד עסקאות גדל.
איך שילוב CRM עם הנהלת חשבונות חוסך זמן עבודה יקר?
תוכנת CRM מתקדמת בנויה כך שניתן לשלב אותה עם מערכות אחרות בארגון. אופציה אחת היא לחבר את ה-CRM למערכת הנהלת החשבונות הקיימת, ואופציה שנייה היא לרכוש מראש מערכת מקיפה שכוללת גם CRM וגם מודול לניהול כספים וחשבונאות (ובמקרה כזה ההתממשקות היא כבר בילט-אין, ובנוסף יש למערכת כזו עוד מודולים מועילים – למשל, ניהול שרשראות אספקה, ניהול ההון האנושי, ניהול הרכש ועוד).
בכל מקרה התועלת הראשונה של חיבור CRM אל הנהלת החשבונות היא האפשרות להנפיק חשבוניות לכל הלקוחות באופן אוטומטי, כולל שליחתן ליעד. בדרך זו נחסך זמן עבודה יקר. כמו כן נחסך עוד זמן עבודה יקר מפני שהחיבור של הנהלת החשבונות ל-CRM מאפשר לייצר דוחות רלוונטיים באופן אוטומטי.
תמונת מצב עדכנית ומפורטת בכל נקודת זמן
יתרון נוסף של ניהול כספים חכם על בסיס חיבור בין מערכת CRM לבין הנהלת החשבונות של העסק או הארגון הוא היכולת לקבל תמונת מצב מפורטת, עדכנית ומקיפה בכל נקודת זמן.
תמונת מצב כזו לגבי ההכנסות, וכמובן גם ההוצאות, של העסק, הכרחית לטובת החלטות רבות. הבקרה ההדוקה מאפשרת גם לזהות מראש מצבי סיכון פיננסיים, ולכן גם להיערך אליהם מבעוד מועד וכך בעצם לנטרל את הסיכון. המידע – שמצד אחד הוא נרחב מאוד ומצד שני יכול להיות גם מפולח וממוקד – מסייע גם בגיבוש אסטרטגיה נכונה לעסק, כשבין השאר ניתן לבסס עליו החלטות כמו באילו קהלי יעד להתמקד ומהם המוצרים שכדאי במיוחד לייצר.
