מגיעים למשרד לעוד יום של עבודה, יומן מלא, העובדים מרוצים, המוטיבציה חזקה. ולמרות זאת בסוף החודש המספרים בדוחות מתארים תמונה אחרת וקשה יותר. למרות הכל התמונה מראה שתזרים העסק צפוף ולחוץ מאוד. יותר ויותר בעלי עסקים כיום בישראל מרגישים את המציאות הזו, את הפרדוקס הזה שרק הולך ומתרחב. למרות הפעילות הצומחת, הגידול במכירות והחשיפה לעוד לקוחות ועוד שווקים – הלחצים מהספקים גדלים ואף על פי שיש נתונים מעודדים – העסק דורך במקום.
במצב כזה האקלים של העסק עובר מגישה חיובית למצב שבו ענן קודר גורם להטיל ספק בכל פעם שעומדים בפני החלטה עסקית.
אם לפני כמה חודשים הייתם מתלבטים האם לפתוח עוד סניף או לפתח מוצר נוסף, במצב כיום של קשיים תזרימיים הניהול מתמקד בכיבוי שריפות ורק איך לעבור את החודשיים בשלום בלי הוצאות הרפתקניות.
מאמר בשיתוף חברת הייעוץ העסקי Frontis
המלכודת של העסק
אז למה זה קורה? איך יכול להיות שהנתונים מראים שהעסק מוכר יותר, מגדיל לקוחות ומתרחב ועדיין למרות זאת הוא לא רק בקושי רב מצליח לשמור את הראש מעל המים? נפרט כמה דוגמאות מתוך האפשרויות הרבות.
1. מחירון קפוא – כל עסק חייב לעבור על המחירון שלו כל שנה ולוודא שהוא מעודכן בתנאי השוק הנוכחיים. עסק שעובד על פי מחירון שנקבע לפני שנה או שנתיים ולא מכסה את עדכוני המדד, את חומרי הגלם שהתייקרו, הריביות המשתנות, עלויות השכר, השיווק, התפעול – הוא מפסיד כסף בכל פעם שהוא סוגר עסקה עם לקוח ומעמיק את פערי התזרים.
2. לא כולל שירות? – אחרי שבדקתם את הנקודות בסעיף הקודם יבוא תורו של סל השירות בחברה. האם נציגי שירות הלקוחות נלקחים בחשבון בתמחור? האם מוקד השירות נמדד והוא מוכיח את היעילות שלו? האם הוא יכול לעמוד במשימות שהוא מקבל או שחלק מהעבודה שלו נעשית לחינם ונזרקת לפח יחד עם העלויות שלה? והאם מחלקת השירות הטכני מאורגן ופועל באופן שלא גורם להפסדים לעסק? האם כל קריאת שירות מתועדת וכל שעת עבודה ושעת נסיעה משולמת על ידי הלקוחות? מספיקה קריאת שירות אחת שבה הצוות הגיע בלי חלק מסוים או פריט לא נכון שבגלל הוא יצטרך לחזור למשרד – והנה עוד זמן יקר ומשאבים הולכים לאיבוד.
3. פערים תזרימיים במחזור העסקי – עסק שמתבסס על ייצור או פרויקטים חייב לתזמן בצורה הכי מדויקת שניתן בין ההכנסות להוצאות. למשל עסק שהוא "EVEN" בין ההכנסות להוצאות אבל ההוצאות יורדות ב-1 לחודש העוקב וההכנסות מתוזמנות לשוטף + 30 ומעלה בהכרח ייקלע לפערים בתזרים.
דוגמה נוספת לפערים היא הזמנת מלאי מוצרים ותשלום עליהם בתזמון מוקדם מדי לתאריך שבו הוא יוצא ללקוחות. עסק שקונה ומקבל סחורה לקראת סוף השנה כשבפועל הוא אמור לשחרר אותה לשוק לקראת הקיץ קובר מזומן יקר ומכניס את עצמו לפערי אשראי שעלולים להקריס אותו.
בנתונים היבשים עסק במצב כזה נראה רווחי וצומח אבל כשמעמידים את שורת ההכנסות בפועל מול שורת ההוצאות התמונה מראה נתונים שליליים והוא נאלץ למצוא פתרונות מימון ואשראי עד שההכנסות יגיעו.
4. ומה עם הגבייה? זה אחד הפרדוקסים של העסק. גבייה חייבים לנהל כל הזמן. לוודא שהיא מתקיימת ולהיות "על זה" כל הזמן כדי לוודא שהכסף כולו נכנס בזמן ושום דבר לא נוזל לנו מהידיים.
מה הבעיה? למה זה קורה? כי מדובר תהליך סיזיפי, טכני מאוד, הלקוחות מסננים, מתעלמים או מורחים. בקיצור, מדובר בתהליך שהעובדים בחברה לא מגיעים אליו בשיא המוטיבציה והשיחה עם הלקוח היא לרוב בטון מתנצל ומהוסס כי "לא נעים".
בנושא הזה, בתהליך הליווי של FRONTIS למשל העסק שלכם ילמד איך לשנות התפיסה ואת תהליכי העבודה ולהפסיק להעניק אשראי ללקוחות שלכם אלא לדאוג בצורה מקצועית לאיזון הנכון תוך שמירה על יחסים תקינים עם לקוחותיכם.
עוצרים את כדור השלג
כשעסק אבוד בתוך היער, הוא לא רואה אפילו את העצים. קשה לו מאוד להבין מי הם העצים שעומדים זקוף ומתפקדים היטב ומי הם העצים השבורים שקוטעים את סגירת המעגל, שפוגעים בתהליך העסקי. במצב כזה עסק חייב לעצור, חייב להסתכל על הכל מלמעלה ולטווח רחוק ממעוף הציפור, על כל הפונקציות בעסק. עסק המגיע למצב כזה חייב להרים רחפן כדי להבין אילו עצים צריכים שיקום ותיקון.
אצלנו ב-FRONTIS קוראים לזה ליווי. כדי ליישר בחזרה את העצים צריך לסרוק את כולם מבחוץ, מלמעלה. FRONTIS עושה בדיוק את זה. מטרת הליווי והתהליך כולו הוא להסתכל על החלקים בעסק שנדרש עבורם תיקון או שינוי כדי לעצור את כדור השלג, להחזיר את העסק לתפקוד בריא ולשמור על תזרים חיובי.
חזרה לעמוד הבית
