חשבוניות רגילות מנייר מוחלפות היום באופן מתמיד בחשבוניות דיגיטליות יעילות וידידותית יותר לסביבה. מסמכים אלקטרוניים אלה מייעלים את תהליך הכנת החשבונית, ומציעים יתרונות רבים לעסקים ולעצמאיים, ומדריך זה מסביר את אופן הפקת חשבונית דיגיטלית ומסביר את יעילותה.
מהי הפקת חשבונית דיגיטלית?
חשבונית דיגיטלית, שנקראת גם חשבונית אלקטרונית, היא מסמך דיגיטלי המשרת את אותה מטרה כמו חשבונית נייר רגילה, עם פירוט המוצרים או השירותים שסופקו על ידי מוכר לקונה, עם סיכום הסכום המגיע לתשלום. בניגוד לחשבוניות נייר, חשבוניות דיגיטליות נוצרות, נשלחות, מתקבלות ומעובדות באופן אלקטרוני.
יתרונות חשבוניות דיגיטליות
לחשבוניות דיגיטליות שנחתמות עם חתימה על קובץ pdf, יש יתרונות רבים וחשובים, שכוללים:
יעילות בזמן ובעלות
חשבוניות דיגיטליות מבטלות את הצורך בנייר, הדפסה ודואר, וחוסכות זמן וכסף, כך שבעלי עסקים יכולים ליצור ולשלוח חשבוניות באופן מידי, ולהפחית את התקורה הניהולית.
עיבוד מהיר יותר
עם חשבוניות דיגיטליות, אין עיכוב במשלוח בדואר. לאחר שליחתן, ניתן לקבל אותן באופן מידי, להאיץ את מחזור התשלומים ולשפר את תזרים המזומנים.
הפחתת שגיאות
שגיאות הזנת נתונים ידניות נפוצות בחשבוניות נייר. חשבוניות דיגיטליות, לעומת זאת, יכולות להשתלב בתוכנת הנהלת חשבונות, למזער את הסיכון לטעויות להשיג תוצאות של דיוק ברשומות הפיננסיות.
שיפור האבטחה
הפקת חשבונית דיגיטלית מבוססת על הצפנה ואחסון באופן מאובטח, כך שניתן להפחית את הסיכון לאובדן או גניבה בהשוואה למסמכים פיזיים.
שבילים דיגיטליים יכולים גם לעקוב אחר מועד יצירת החשבוניות, שליחתן וקבלת התשלומים עליהן, בגישה שמשפרת את השקיפות והאבטחה.
ידידותית לסביבה
עם ביטול הצורך בנייר, חשבוניות דיגיטליות תורמות לקיימות סביבתית על ידי הפחתת כריתת יערות ונזקים לסביבה שקשורים לייצור נייר והובלתו.
איך מתבצע תהליך הפקת חשבונית דיגיטלית
הפקת חשבונית דיגיטלית מתבצעת על ידי חברה מובילה בתחום החתימה האלקטרונית, שמשתמשת בפלטפורמה לחשבונית, ותוכלו לבחור את הפלטפורמה שתואמת את הצרכים העסקיים שלכם.
נציגי החברה יציעו לכם מגוון אפשרויות זמינות, כולל כלים פשוטים להפקת חשבוניות לפרילנסרים ועד תוכנת הנהלת חשבונות מקיפה עבור ארגונים גדולים. תבנית החשבונית מותאמת אישית כך שהיא משקפת את זהות המותג וכוללת את כל הפרטים הדרושים כגון שם העסק שלכם, לוגו, פרטי קשר ותנאי תשלום.
הזנת פרטי החשבונית
בשלב הבא של הפקת חשבונית דיגיטלית, יש למלא את פרטי החשבונית, לרבות פרטי הקשר של הנמען, מספר חשבונית, תאריך, תיאור הסחורה או השירותים שסופקו, כמויות, תעריפים והסכום הכולל לתשלום, כולל מע"מ (לעוסקים מורשים), הנחות או חיובים נוספים הרלוונטיים על מנת לוודא חיוב מדויק.
חשוב לבדוק היטב את החשבונית לצורך דיוק ושלמות. לאחר שביעות רצון, ניתן לשלוח אותה לנמען במייל או דרך הפורטל המקוון של תוכנת החשבוניות, ולעקוב אחר מצב התשלום בכל שלב, על מנת לוודא תשלום בזמן ושמירה על תזרים מזומנים תקין.
