הנהלת חשבונות משמשת את בעל העסק על מנת לשקף את תמונת המצב העסקית שלו. כל בעל עסק חייב לנהל את פנקסי החשבונות שלו בהתאם לנדרש בהוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות). הנהלת החשבונות מתייחסת להכנסות והוצאות, וכן נותנת מקום גם לנכסים ולהתחייבויות. ככל שהעסק קטן, כך המרכיבים שלו בסיסיים יותר והנהלת החשבונות פשוטה יותר.
עם זאת, עסק בעל מורכבות גדולה יותר, יצטרך לנהל את החשבונות שלו בהתאם. לכך נותנת מענה הנהלת החשבונות הכפולה המכונה גם הנהלת חשבונות דו צידית. במאמר זה נציג את הנהלת החשבונות הכפולה, את ההבדל שלה מהשיטה החד צידית, את היתרונות שלה וכן המלצות רלוונטיות בתחום. אז אם אתם בעלי עסקים או חברות ושמעתם את המושג מרואה החשבון שלכם- חשוב שתבינו את המשמעות שלו היטב.
מהי הנהלת חשבונות כפולה לעומת הנהלת חשבונות חד צידית?
ניסינו לענות על השאלה מהי הנהלת חשבונות כפולה ולמי מיועד ?
כאמור, עסק קטן מנהל חשבונאות חד צידית הכוללת רק הוצאות והכנסות. בניהול החשבונות שלו, כל פעולה נרשמת במיקום אחד- בחשבון ההכנסות או בחשבון ההוצאות. כאשר העסק גדול יותר, יש לתת מקום גם להשפעה של ההוצאות וההכנסות על ההתחייבויות והנכסים, שכן הם גדלים או קטנים כתוצאה מכך. נכסים הם הרכוש של העסק שמסייע להביא לו תועלת כלכלית עתידית באמצעות מימושו. הוא כולל גם מזומנים, שיקים לגבייה, מלאי, כלי רכב, ציוד ומכונות וכן נכסים בלתי מוחשיים כמו פטנטים, מוניטין ועוד. התחייבויות הם סכומים שהעסק בעצם חייב למקורות אחרים המספקים לו מימון חיצוני. כך למשל אשראי בנקאי, חשבון הלוואות לזמן ארוך, ספקים ועוד. בנוסף, יש חברות בע"מ אשר יש להן גם הון עצמי הכולל אג"ח, הון מניות וכן עודפי רווחים שלא חולקו.
אם כן, הנהלת חשבונות כפולה כשמה כן היא- כוללת רישום כפול. כלומר, הרישום כולל גם את צד החובה של העסק, ואת ההתחייבות שלו, וגם את הזכות שלו, ואת הנכסים. בהנהלת חשבונות כזו, כל הזמן נבחן המאזן בין הצדדים. כאשר היא מבוצעת כראוי, הסיכום של הזיכויים והחיובים- נשאר מאוזן.
מעצם המהות שלה, הנהלת חשבונות כפולה, דורשת יותר דיוק ויש בה פחות מקום לטעויות. בכך, היא מציגה תמונת מצב מדויקת יותר של הפעילות הכספית בעסק. ככל שהמידע החשבונאי מדויק וברור יותר, כך בעל העסק יכול לקבל החלטה מושכלת יותר. יתר על כן, כאשר פונים לגורמים שונים כמו בנקים, משקיעים, ספקים ועוד, המידע אשר מתנהל בשיטה הכפולה יהיה משמעותי עבורם.
מתי היא נדרשת?
האבחנה לרוב היא בין עוסק מורשה לבין חברה. כלומר, עוסק מורשה מנהל את ספריו באמצעות חשבונאות חד צידית, בעוד חברות ובעלי עסקים במחזורים לפי הקבוע בחוק, נדרשים בהנהלת חשבונות כפולה.
מבחינת החוק, הנהלת חשבונות כפולה נדרשת בחוק מסכום מסויים של מחזור עסק. לכל הגדרה של עסק על פי החוק, מוגדר מחזור שונה לפיו נדרשת הנהלת חשבונות כפולה. כמו כן, גם מספר העובדים המועסקים מהווה סיבה המחייבת את בעל העסק להשתמש בשיטה זו. שימו לב שהמחזורים הנקובים בחוק כוללים מס ערך מוסף, היחס לכמות העובדים היא לפי תקופת עבודה של שנה. כמו כן יש שיטת חישוב ייחודית כאשר מדובר בעובדים זמניים או בעובדים שעובדים במשרה חלקית. יש לשים לב שעורכים את התחשיב בהתאם לנוסחאות הרלוונטיות.
בין אם אתם יצרנים, סיטונאים, קמעונאיים, קבלנים, סוחרי רכב או מקרקעין, יהלומנים, חקלאים ועוד- עליכם לבחון את הדרישות המפורטות לעסק שלכם. תמיד מומלץ להתייעץ בנושא עם רואה החשבון שלכם, שכן ככל שהוא יותר מקצועי ומעודכן בתקנות, כך הוא יוכל להמליץ לכם על השיטה המתאימה לכם והנדרשת על פי החוק.
לסיכום, הנהלת חשבונות על פי השיטה הכפולה מותאמת לעסקים גדולים, המעסיקים מספר עובדים מסוים או בעלי מחזור עסקי גדול, בהתאם לנקוב הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות). שיטה זו מורכבת יותר לביצוע, אך גם מאפשרת להציג תמונת מצב מדויקת ואמינה יותר של העסק. על מנת לבצע אותה באופן מיטבי, נדרשים מיומנות, ידע בתחום וכן ניסיון ומשאבים רלוונטיים. לפיכך, הנהלת חשבונות בשיטה הכפולה היא גם יקרה יותר. לכן, אם אתם בעלי חברות גדולות ועדיין יש לכם את הבחירה מבחינת החוק באיזו שיטה לבחור- קחו בחשבון את הנתונים האלו. חשוב שתבחרו ברואה חשבון מיומן לנהל את ספרי החשבונות שלכם, שימליץ לכם על השיטה המתאימה לכם ביותר. עבודה מותאמת ומוקפדת, תאפשר לכם למנוע טעויות חשבונאיות וכן תאפשר לכם לחשוף אי סדרים בחברה.
