עוסק פטור הוא צורת ההתאגדות הזולה ביותר מבחינה תפעולית, ולמרות זאת, יש פעולות שאם לא יקפיד עליהן, יכולות לעלות לו לא מעט כסף. אז מה הן הטעויות הנפוצות שנעשות על ידי עוסקים פטורים, ואיך אפשר להוזיל עלויות גם עבור סוג העוסק ה״זול״ ביותר? כל התשובות כאן
טעות מספר 1: לא להיעזר באיש מקצוע – רואה חשבון
גם לעוסק פטור יש בירוקרטיה, טפסים, דוחות וחישובים. הוא אמנם פטור מתשלומים ודיווחים שוטפים למע"מ, אבל הוא חייב לשלם מס הכנסה וביטוח לאומי בהתאם למעמדו כעצמאי. את החישובים הללו רואה חשבון יכול לבצע עבורו בקלות, ולחסוך הרבה כאב ראש, בירוקרטיה ובעיקר – כסף. אין מבאס יותר מלהגיע לסוף השנה, ולגלות במפתיע שיש לכם חוב מנופח ולא פרופורציונלי לביטוח לאומי או למס הכנסה, רק כי לא חישבתם נכון, לא הקמתם הוראת קבע בזמן, או לא הייתם מאופסים על החובות שלכם. רואה חשבון הוא הראשון להתריע לכם על כך, וגם לדאוג שזה יקרה.
טעות מספר 2: לא לנהל מעקב הוצאות
גם לעסק קטן שמאה אחוז מהפעילות שלו מתבצע בבית, ללא נסיעות, ציוד או ייעוץ, יש הוצאות מוכרות למס הכנסה – החל מחשבון חשמל (חלק ממנו), הפרשות לפנסיה, אינטרנט, תוכנות מקצועיות, ציוד משרדי טלפון ועוד. בבוא העת להגשת הדוח השנתי, תצטרכו להגיש גם דוח רווח הפסד למע"מ, ואיך תדעו מה הרווח הנקי שלכם אם לא תנהלו מעקב הוצאות? את מעקב ההוצאות אפשר לנהל בקלות בתיקייה ייעודית במחשב, בקלסר, או בדרך המומלצת יותר – מערכת ניהול חשבוניות דיגיטלית (נגיע לזה בהמשך). כשמגיע זמן הדיווח, מעבירים לרואה החשבון את כל הקבלות הרלוונטיות, והוא כבר יעשה עבורכם את עבודת החישוב הסיזיפית.
טעות מספר 3: לא לפתוח חשבון בנק עסקי נפרד מהחשבון הפרטי
רבים מהעוסקים פטורים, מאחר והם מנהלים עסק קטן, לא רואים חשיבות גדולה בפתיחת חשבון בנק עסקי, מעדיפים להימנע מבירוקרטיה נוספת, ומנהלים את כספי העסק בחשבון הפרטי שלהם. אפשר להסתדר ככה כל עוד העסק מכניס מעט, אבל לאורך זמן, זו טעות. למה? כי החשבון כולל תנועות פרטיות ועסקיות מעורבבות זו בזו, ונורא קשה לעקוב כמו שצריך אחרי הכנסות והוצאות העסק ולהבין מה תמונת המצב הפיננסית האמיתית שלו בכל רגע נתון. המעקב הזה חשוב גם מסיבה נוספת. חוסר יכולת לעקוב אחר תזרי םהמזומנים של העסק עלול להוביל למצב בו העסק מפסיד כסף על חשבון משק הבית הפרטי שלכם, וזה הדבר האחרון שתרצו שיקרה.
טעות מספר 4: לא לפתוח קרן השתלמות
קרן השתלמות היא מכשיר ההשקעה היחיד שפטור ממס רווחי הון. מדובר בהטבה הכי טובה שקיימת לעצמאים כיום, והם זכאים לפתוח אותה מהיום הראשון שלהם בסטטוס עצמאי! כל יום בו אתם עוסקים פטורים ועדיין לא פתחתם קרן השתלמות הוא ליטרלי יום מבוזבז, גם אם זה אומר שתתחילו עם הפקדות של סכום מינימלי(נניח 100 שקלים) ותגדילו את גובה ההפקדה בהמשך, כשכבר ברור לכם פחות או יותר כמה כסף אתם רוצים ויכולים להפריש מדי חודש.
חשוב לזכות שלקרן ההשתלמות ישנה מגבלת הפקדות שנתית, והטבת הפטור ממס על הרווחים תקפה כל עוד לא תמשכו את כספי הקרן למשך שש שנים מיום הפתיחה. מומלץ לקרוא על היתרונות והתנאים בהרחבה לפני פתיחת הקרן.
טעות מספר 5: לא לנהל את העסק עם מערכת חשבוניות דיגיטלית
עוסק פטור אמנם לא מוציא חשבוניות, אבל הוא כן צריך להוציא קבלות, ועל מנת לנהל מעקב חכם אחר ההכנסות, הוא חייב לצרף למעקב השוטף גם את ההוצאות – כדי שכל זה יקרה, צריך לשמור היטב את פנקס הקבלות, קלסר ההוצאות, ובבוא העת להגשת הדוח השנתי לשבת ולחשב את הכל עם אקסלים מורכבים. ניהול ספרים באופן ידני הוא תהליך מסורבל, מיושן, ובימינו, ממש מיותר, היות ויש מגוון מכובד שלמערכות דיגיטליות זמינות וידידותיות שניתן להיעזר בהן בניהול הספרים של העסק.
עם מערכת דיגיטלית להפקת חשבוניות קל לסכם את ההכנסות וההוצאות בכל זמן בלחיצת כפתור, להפיק דוחות בשניות, להוציא הצעות מחיר או דרישות תשלום בקלות ועוד .לכן, פתיחת חשבון במערכת דיגיטלית צריכה להיות הצעד הראשון שלכם אחרי פתיחת העסק – צעד שישדרג משמעותית גם את חווית ניהול העסק וגם חווית הלקוחות שלכם.
טעות מספר 6: לא לעבוד עם הסכם התקשרות מסודר
אמנם אתם עסק קטן ובהרבה מקרים גם עסק של בן אדם אחד, אבל אם לא תקחו את עצמכם ברצינות, אף אחד אחר לא יעשה את זה. לפני כל התקשרות עם לקוח חדש, ובמיוחד כזה שאתם מעניקים לו שירות ולא רק מוצר מוחשי, חשוב שיהיה הסכם התקשרות ברור ומוסכם על כל הצדדים. מה כולל ההסכם? תנאי ההתקשרות – החל מאיש קשר מולו אתם מתנהלים, סוג השירות, היקף השירות הכלול במחיר והסכום הסופי, תנאי התשלום, העלות עבור שעות נוספות ומועד אחרון לתשלום.
בלי כל התנאים האלו, תוכלו למצוא את עצמכם רודפים אחרי לקוחות שמתחמקים מתשלומים, או מנסים להרוויח על חשבונכם עוד ועוד שירותים שלא סוכמו מראש. מדובר במצב מאוד מתסכל שלא מעט עצמאים נתקלים בו. פנו לעו"ד ונסחו באופן חד פעמי הסכם רציני וברור, זו הוצאה חד פעמית חשובה ומאוד מאוד יעילה.
לסיכום – החלק הכי קל בפתיחת עוסק פטור, הוא לפתוח עוסק פטור – מכאן והלאה יש לכם עסק שלם לנהל, גם אם הוא פטור ממע"מ, וככל שתתנהלו בצורה מסודרת ואחראית מהצעד הראשון, ככה העסק יצמח ויתפתח ואתם תתפתחו יחד איתו. חשוב להקפיד על כל הגבולות הברורים ולהכיר את כל הזכויות והחובות שלכם, כדי שתוכלו למקסם אותם לטובתכם ולהתחיל להרוויח!
