מילון דו"חות בהנהלת חשבונות

דוחות מס

אחד ההיבטים המרכזיים ביותר בניהול חשבונות וניהול ספרים של עסקים הוא העיסוק בתחום המיסוי ומול רשויות המס עצמן. אי לכך, ספק שירותי הנהלת חשבונות או תוכנת ניהול חשבונות מקוונת חייבים לספק שירות מעולה ומקיף מבחינת דוחות מס.

דוחות המס כוללים דו"ח תקופתי לדיווח מע"מ, דו"ח המפרט לגבי סכומי מקדמות מס ההכנסה שעל העסק לשלם, דו"ח תשלומי ביטוח לאומי וכמובן דו"ח שנתי למס הכנסה, עבור עצמאי או עבור עסק. מהותם של דוחות המס הרלבנטיים לעסק כלשהו ומועד הפקתם / הגשתם נקבעת לפי הגדרות ספציפיות לסוג העסק ותחום פעילותו – עוסק פטור, עוסק מורשה, עצמאי, חברה בע"מ וכן הלאה.

דוחות מע"מ

דוחות מע"מ מפרטים את הפעילות הכלכלית של העסק בהקשר למס ערך מוסף. הדו"ח מופק אחת לחודש או אחת לחודשיים, בהתאם לסוג העסק ועד ל-15 של החודש העוקב – דו"ח מע"מ עבור ינואר+פברואר צריך להיות מופק ומוגש עד ל-15 במרץ.

דוחות מע"מ כוללים פירוט לגבי העסקאות שהעסק ביצע מבחינת מכירות (ללא מע"מ) ותשלומי מע"מ  תשומות על הוצאות שונות של העסק – כאשר לא כל הוצאה מאפשרת הכרה ב-100% של המע"מ וזו אחריות של גורפם הנהלת החשבונות לכלול זאת בחישוב הסופי.

לבסוף, דו"ח המע"מ כולל קיזוז של גביית מע"מ עסקאות למול תשלומי מע"מ תשומות – הסכום שיוצא הוא הסכום שעל העסק לשלם למדינה או לדרוש כהחזר מהמדינה.

דוח מס הכנסה

דוח מס הכנסה הוא דוח מיסוי שעל כל עצמאי ובעל עסק להגיש באופן שנתי, בסיומה של שנת המס. הדוח כולל נתונים רבים אודות פעילות פיננסית, כאשר הוא מיועד לקבוע את שומת המס לאותו נישום בעבור שנת המס החולפת.

דוח מס הכנסה ליחיד/עצמאי נקרא טופס 1301, הדוח מוגש באופן מקוון, אך יש גם להגישו ידנית במשרדי פקיד השומה. דוח מס הכנסה כולל את הכנסות העסק (פחות הוצאות), טפסי 106 של בן/בת הזוג, אישורים מביטוח לאומי והפרשות לחסכונות פנסיוניים, טפסי 867 ו-867א מהבנקים ושאר מסמכים שונים המפורטים בדו"ח ונוגעים להוצאות שונות.

דוח מס הכנסה קובע כמה מס הכנסה העצמאי נדרש לשלם, כאשר אם שילם מקדמות מס לאורך השנה, יתכן ויהיה זכאי להחזר או שיידרש לתשלום נוסף. כמובן שהדו"ח כולל פרטים לגבי נקודות זיכוי המפחיתות את חבות המס.

מאזן בוחן

מאזן בוחן הוא דוח הרלבנטי לעסקים המחויבים בהנהלת חשבונות כפולה, הכוללת רישום כפול של פקודות ופעולות במודל של חובה וזכות. מאזן הבוחן הינו גיליון המתאר באופן כללי את כל יתרון הכרטיסים בספרי ניהול החשבונות של העסק – בצורה של עמודות חובה וזכות ופירוט הסעיפים השונים.

מאזן בוחן צריך להיות מאוזן, כך שסך הרישומים בעמודת החובה שווים בסכומם לסך הרישומים בעמודת הזכות. מאזן בוחן מסייע בבדיקה האם רישום הפעולות בספרי הנהלת החשבונות הראשיים של העסק מתאימים מבחינה חשבונית, אך המאזן לא מעיד בהכרח עם טעויות ברישום או על פעולות שלא נרשמו.

דוח רווח והפסד

דוח רווח והפסד הוא בין הדוחות הפיננסיים החשובים והוא אחד מהדוחות הכספיים הנדרשים מחברות. זהו דוח המפרט בצורה חשבונאית יעילה את התוצאות הכספיות של עסק, לתקופת זמן נתונה של רבעון או שנת מס למשל.

הדוח כולל לרוב השוואה לשנת המס הקודמת. סכום ברווח יצוין כמספר בעוד שסכום בהפסד יצוין כמספר בסוגריים. דוח רווח והפסד כולל פירוט של פעולות ותהליכים מייצרי רווחים או הפסדים, למטרת ניתוח הפעילות הכלכלית של העסק. זהו דוח המופק ע"י מנהלי חשבונות או רו"ח, כאשר מערכות הנה"ח ממוחשבות יודעות כמובן להפיק דוחות אלו בקלות וביעילות.

לצרכי הדוח השנתי למס הכנסה, יש גם דוח רווח והפסד מותאם. דוח זה מתאם בין הרווח (הפסד) לפני מס לרווח או ההפסד הרלבנטיים לצרכי מס.

דוח תקופתי

דוח תקופתי מתאר דוח פיננסי שעל עסקים ועצמאים להפיק ולהגיש לרשויות המס בכל תקופה מוגדרת. דוחות תקופתיים אלו כוללים בעיקר דיווחים תקופתיים למע"מ ומס הכנסה, דיווחי המע"מ הינם חודשיים או דו חודשיים ודיווחי מס הכנסה / מס חברות הינם שנתיים.

דוח חודשי/דו חודשי

המונח דוח חודשי או דו חודשי מתייחס לדיווחים התקופתיים למע"מ – מס ערך מוסף. זו פעולה הרלבנטית לעוסקים מורשים ומעלה ולא לעוסקים פטורים שאינם גובים מע"מ ואינם מתקזזים על תשלומי מע"מ תשומות.

בהתאם לסוג העסק, היקף המחזור שלו ומהות פעילותו העסקית, הדיווח התקופתי למע"מ הוא חודשי (עסקים גדולים בעיקר) או דו חודשי, כאשר בכל מקרה הדיווח והתשלום למע"מ הוא עד ה-15 לחודש העוקב.

דוח חודשי / דו חודשי למע"מ כולל קיזוז גביית המע"מ על מכירות למול תשלומי מע"מ מוכרים על הוצאות, כאשר ההפרש הוא מה שיש לשלם למדינה. במקרה של הפרש שלילי, קרי העסק שילם יותר מע"מ מאשר גבה מלקוחות, הנתון מדווח לרשות המיסים והמדינה מחזירה לבעל העסק את ההפרש.

דוח שנתי

בהנהלת חשבונות, דוח שנתי הוא הדוח המקיף והמסכם על פעילות פיננסית לשנת מס מוגדרת. הוא מוגש בחודשים הראשונים לאחר סיומה של שנת המס, עם שפע של נתונים שונים ומסמכים רלבנטיים. יש דוח שנתי של עצמאים ובעלי עסקים המוגש למס הכנה ויש דוח שנתי של חברות המוגש לרשם החברות ולרשויות המס.

עבור עצמאים, הדוח השנתי מוגש על גבי טופס 1301 וההגשה היא מקוונת, אך מחייבת גם הגשה של הטופס והמסמכים הנדרשים במשרדי פקיד שומה. דוח שנתי מרכז את ההכנסות וההוצאות של העצמאי, הכנסות מהעסק ופירוט לגבי הוצאות שונות כגון תשלומי ביטוח לאומי, חיסכון פנסיוני, ביטוחים שונים, נקודות זיכוי שונות וכן הלאה.

הדוח השנתי קובע את חבות המס לשנת המס החולפת, כאשר מגיש הדוח יכול להידרש לשלם תוספת מס הכנסה או שיקבל החזר אם שילם מקדמות גבוהות מדי.

כרטסת הנהלת חשבונות

אחד המונחים החשובים ביותר בהנהלת חשבונות. הכרטסת נקראת גם חשבון או כרטיס, כאשר היא כוללת את הרישום של תנועות חשבונאיות של יישות חשבונאית – עסק, ספק, לקוח. בכרטסת רושמים פעולות כגון הכנסות, הוצאות, התחייבויות, נכסים וגם את ההון העצמי.

בעסקים המחויבים בהנהלת חשבונות כפולה, כל שינוי בכרטסת מבוצע על ידי רישום כפול של חובה וזכות בהתאם לזמנים בהם בוצעו הפעולות השונות. תוכנות הנהלת חשבונות יוצרות למעשה כרטסת באופן אוטומטי ושואבות נתונים מפעולות ורכיבים שונים במערכת ניהול החשבונות.

דוח תזרים מזומנים

אחד מהדוחות הכספיים המרכזיים והחשובים ביותר לעסק. ניהול נכון של תזרים מזומנים הוא קריטי לניהול עסקי יעיל ובר קיימא, כאשר דוח תזרים מזומנים מסייע מאוד לניהול התזרים.

הדוח מספק תמונת מצב לנקודת זמן ספציפית לגבי מצב המזומנים של העסק וכושר פירעון ההתחייבויות של העסק כמו גם נתונים לגבי יכולת העסק לייצר מזומנים בעתיד, לממן הוצאות ולהיעזר במקורות מימון חיצוניים.

הדוח מציג כסף שהעסק קיבל/ייצר ואופן השימוש בכספים אלו, כולל פירוט לפי פעילות שוטפת, השקעות, כסף שהתקבל ממימון. דוח תזרים מזומנים כולל התייחסות חשבונאית רק לרכיב המזומן בפעילות העסק, לא התייחסות של צבירה בדומה לדוחות כספיים אחרים.

בסיום דוח תזרים המזומנים מותג מספר המתאר את יתרת המזומנים ושווי המזומנים לתקופת הדוח.

דוח יתרות

דוח יתרות יכול להתייחס לשני היבטים עיקריים. הראשון הוא דוח יתרות המתקשר למאזן הבוחן של העסק, כאשר זהו דוח המציג את יתרת החובה ואת יתרת הזכות לפי ניהול חשבונות העסק – קרי בחינת הנכסים וההכנסות למול ההתחייבויות וההון העצמי.

ההיבט השני הוא דוח יתרות לקוחות, המתאר לקוחות שיש להם חשבוניות מס פתוחות שעוד לא שולמו – כך שהדוח מפרט למעשה את יתרת החוב של הלקוחות השונים.

דוח שינויים בהון עצמי

עוד אחד מהדוחות הכספיים המרכזיים עבור עסקים וחברות. ההון העצמי של עסק או חברה הוא הנכסים מול ההתחייבויות של החברה, כאשר המצב הרצוי הוא עודף בנכסים לעומת התחייבויות – כך שההון העצמי חיובי.

דוח שינויים בהון עצמי מתאר את שינוי ההון העצמי לתקופה מסוימת ומוגדרת, כאשר הוא מתאר בפועל את מצב הנכסים נטו של העסק. דוח על השינויים בהון עצמי כולל יתרת פתיחה, שינויים לאורך התקופה הנסקרת ויתרת סגירה, כאשר יש פירוט רב לפעולות אשר השפיעו על ההון העצמי.

דיווחים שוטפים לרשויות

בעיסוק בהנהלת חשבונות, ישנו מרכיב מהותי של דיווחים שוטפים לרשויות, בעיקר לרשויות המס. דיווחים שוטפים אלו כוללים הגשת דיווחים חודשיים או דו-חודשיים למע"מ וביצוע תשלומי המע"מ הרלבנטיים, תשלום מקדמות מס הכנסה, הכנת והגשת הדוח השנתי למס הכנסה, דוח שנתי לרשם החברות (רק לחברות בע"מ) ותשלומים חודשיים לביטוח הלאומי.

הדיווחים הללו יכולים להיעשות באופן עצמאי, אך הם יכולים להתבצע גם על ידי ספק שירותי הנהלת חשבונות מוסמך ומוגדר.