כגורם ממשלתי חשוב ומרכזי, אשר מסתמך על תשלומי האזרחים שבעצמם נגזרים מגובה ההכנסות, לאנשי הנהלת חשבונות יש כמה היבטים של התנהלות מול הביטוח הלאומי.
הקמת עסק וביטוח לאומי
כאשר מנהל חשבונות או משרד הנה"ח מספק ליזם את השירות של הקמת העסק מבחינת הרישום והתהליכים הרשמיים השונים שיש לבצע, יש להתנהל מול הביטוח הלאומי. לצד רישום ופתיחת העסק במשרדי המע"מ ומס הכנסה, יש גם לפתוח תיק עצמאי בביטוח הלאומי.
כאשר מדובר על עסק בעל היקפי פעילת גדולים יחסית שגם מעסיק עובדים, יש גם צורך לפתוח עבורו תיק ניכויים פרטני – הקשור לניכויי הביטוחי הלאומי ומס הבריאות ממשכורות העובדים של העסק.
במקרים רבים, משרדי הנהלת חשבונות מספקים ליזמים, עצמאים ועסקים חדשים את השירות של פתיחת העסק מול רשויות המדינה – כך שאנשי הנהלת החשבונות הם שבפועל מבצעים את ההליכים מול המוסד לביטוח לאומי בהקשר זה.
מעבר לכך שיש חובה לפתוח תיק בביטוח לאומי עבור עצמאים, רק תיק פתוח, רשום ופעיל יזכה את העצמאי בסיוע של המוסד – למשל קצבאות וגמלאות למיניהן.
תשלומים שוטפים לביטוח לאומי
כל עסק שמוקם באופן רשמי ופותח תיק בביטוח הלאומי, מקבל פנקס תשלומים או הגדרה לתשלום חודשי עם קיימת הוראת קבע. התשלום החודשי שנקבע הוא מראש על פי הצהרת העצמאי / בעל העסק ו/או על פי שומת המס של שנת הפעילות הקודמת.
מבחינת ההתנהלות של אנשי הנהלת חשבונות מול המוסד לביטוח לאומי, כאשר משרד ניהול החשבונות הוא המייצג של העצמאי / העסק מול הביטוח הלאומי, אז משרד זה הוא שמבצע בפועל את התשלומים באמצעות פנקס התשלומים והאמצעים הרלבנטיים.
יש לציין כי עצמאים רבים מאוד כיום, דרך ספק הנהלת החשבונות שלהם אולי, משלמים את תשלומי הביטוח הלאומי החודשיים באמצעות הוראת קבע.
גורם מייצג של העסק
לרוב, כאשר עצמאי או עסק מתנהלים בניהול החשבונות שלהם בעזרת ספק הנהלת חשבונות במיקור חוץ, אותו ספק שירות מוגדר גם כמייצג שלהם מול הביטוח הלאומי. ההגדרה כמייצג מאפשרת למשרד הנה"ח לקבל נתונים שונים אודות אותו עצמאי או אותו עסק מהביטוח הלאומי ולבצע עבורו ובשמו פעולות שונות. רק הגדרה רשמית כמייצג מאפשרת זכויות אלו וגישה לנתונים.
תשלומי ניכויי ביטוח לאומי ממשכורות
כאשר משרד הנהלת החשבונות או אנשי ניהול החשבונות הפנימיים בארגון מנהלים ומכינים את משכורות העובדים של העסק, עליהם גם להתנהל נכון מבחינת ניכויים לביטוח לאומי מתוך משכורות העובדים – זאת בהתאם להגדרות ברורות ולפי רמות השכר של כל עובד.
כך שבמסגרת הכנת המשכורות, מחושבים הניכויים לביטוח לאומי ומס בריאות וכמובן שעל אנשי הנהלת החשבונות להעביר לביטוח הלאומי את התשלומים הרלבנטיים.
מעקב ודוחות ביטוח לאומי
כחלק מכלל ההתנהלות של אנשי הנהלת חשבונות מול ביטוח לאומי ובהקשר למוסד ממשלתי זה, עליהם גם לנהל מעקב שוטף על תשלומים שונים לביטוח לאומי – במסגרת הוצאות העסק למשל וכן להפיק דוחות עבור העסק עצמו ועבור הביטוח הלאומי – בעיקר בסיכומים רבעוניים ושנתיים.
התנהלות כללית מול הביטוח הלאומי
כאשר ספק שירותי הנה"ח או מנהל חשבונות פנימי בארגון מוגדרים כמייצגים של עצמאי או עסק, הם אחראים גם להתנהלות כללית מול הביטוח הלאומי – למשל הפחתת או הגדלת תשלומי המקדמות החודשיות, הסדרת זכויות ניכויים לעובדי העסק, דיווחים וקביעת חבות דמי הביטוח בהקשר לשומת המס השנתית למשל.