בבואכם לבחון שירות הנהלת חשבונות, בין אם מול משרד הנה"ח / רו"ח חיצוני ומוסמך, העסקת מנהל/ת חשבונות פנימי כשכיר ובין אם באמצעות ניהול עצמאי דרך תוכנת ניהול חשבונות ממוחשבת, חשוב לבחון יכולות וכלים ליצירת דוחות חשבונאיים שונים. בנוסף לדוחות וכשירות בעל קשר אליהם, שירותי הנה"ח כוללים גם הכנה לביקורת של ספרי העסק.
דוחות הנהלת חשבונות מרכזיים וחשובים
תחת קטגוריית שירותים של הנהלת חשבונות נמצאים מגוון דוחות שניתן ויש להפיק לאורך שנת המס ובהתאם למצבים שונים. עבור מנהל או בעל עסק חשוב מאוד להכיר דוחות אלו, את משמעותם ואת הצורך שלהם מגורם הנהלת החשבונות הרלבנטי – משרד ניהול חשבונות חיצוני, מנהל חשבונות פנימי ושכיר או תוכנת ניהול חשבונות לניהול עצמי.
אלו הדוחות המרכזיים בהקשר של שירותי הנה"ח:
- דוחות חודשיים או דו חודשיים לצורך תשלום מס ערך מוסף – על בסיס חישוב גביית המע"מ מול תשלומי המע"מ של העסק.
- דוחות לצורך תשלום מקדמות מס הכנסה חודשיות.
- דו"ח רווח והפסד בכל נקודת זמן – לפי הכנסות והוצאות.
- דו"ח יתרת לקוחות – דו"ח המפרט חובות פתוחים לפי כרטיסי הלקוחות השונים ובפירוט לפי כל לקוח.
- דו"ח תנועות – בספרי העסק, תנועות בבנק וכיוצא באלו.
- דו"ח מאזן בוחן רבעוני – דוח חשוב מאוד, כאשר דו"ח מאזן בוחן תקין צריך להיות מאוזן בין עמודת החובה לעמודת הזכות.
- דו"ח מאזן בוחן שנתי.
- הפקת דו"ח שנתי לצורך הכנת הדו"ח השנתי למס הכנסה.
- דו"ח תקציב מול ביצוע בפועל.
בנוסף, ישנם דו"חות חשבונאיים חשובים נוספים, אשר מופקים ומנותחים על ידי רואי חשבון. אלו כוללים למשל דו"ח רווח והפסד כללי, דו"ח תזרים מזומנים, דו"ח, מאזן, דו"ח על השינויים בהון העצמי ודו"ח רואה חשבון מבקר.
דוחות הנהלת חשבונות ממוחשבים
כיום, ניהול החשבונות מתבצע בפועל על בסיס מערכות ממוחשבות ייעודיות ומורשות לצרכי ניהול חשבונות. אמנם עסקים רבים עדיין מתנהלים מבחינה חשבונאית, פיננסית ותפעולית עם המון ניירת פיזית, אך מרבית העסקים עובדים עם ניהול חשבונות ממוחשב וזו אף דרישה מחייבת עבור עסקים רבים.
המשמעות של זה היא ייעול תהליכים, הפחתת שגיאות חישוב וכיוצא באלו. מבחינת הכנת דוחות הנהלת חשבונות, המערכות הממוחשבות של תוכנות הנהלת חשבונות מאפשרות בפועל להפיק דוחות כאלו בלחיצת כפתור.
על בסיס שפע הנתונים שהוכנסו לתוכנת הנה"ח – הכנסות והוצאות, חשבוניות מס וקבלות, תנועות, משכורות, תשלומי מע"מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי ואחרים ושאר פרטים רלבנטיים – תוכנת ניהול החשבונות מפיקה דו"ח מתאים ומדויק לפי בקשת המשתמש או מנהלי החשבונות.
הכנה לביקורת
התנהלות פיננסית בהקשר של הנהלת חשבונות כוללות מקרים של ביקורת. הביקורת יכולה להיות של רשויות המס למשל והיא יכולה להיות גם במסגרת ביקורת נדרשת ושגרתית של רואה חשבון מבקר.
למעשה, עריכת ביקורת יזומה על ספרי העסק, על ידי רואה חשבון או יועץ מס, מאפשרת להימנע מטעויות ותקריות בעייתיות מול רשויות המס – התנהלות חשבונאית תקינה ומסודרת הינה קריטית להתנהלות עסקית יעילה ונכונה.
משרדי הנהלת חשבונות מקצועיים וגם חלק מהכלים של כמה מתוכנות ניהול החשבונות המתקדמות יותר מציעים שירותי הכנה לביקורת ספרים. הכנה לביקורת כוללת מעבר על ספרי העסק ועל נתונים פיננסיים רלבנטיים ובדיקה שהכל אכן מתאים להגדרות החוק, שאין טעויות רישום ושאר היבטים שעשויים להיות בעייתיים בביקורת המחייבת עצמה.