לצד הדוחות הללו (שכוללים למשל דוח שנתי, דוח תזרים מזומנים, דוח רווח והפסד וגם אחרים) ישנם גם דוחות ביניים, שנועדו לשמש כלי עבודה חשבונאי. אחד הדוחות החשובים ביותר מבחינה זו נקרא מאזן בוחן. בשורות הבאות נלמד מהו בדיוק דוח זה, כיצד הוא בנוי, מי עורך דוח כזה בפועל ומדוע אין לבלבל בינו לבין דוח שנקרא מאזן.
כלי עבודה חשבונאי
לפני שנסביר מהו בדיוק מאזן בוחן וכיצד הוא בנוי, ראוי להדגיש שלא מדובר על דוח מוכר אחר שנקרא בשם "מאזן". דוח המאזן הזה מיצג את מצב העסק לסוף שנה מבחינת נכסים, התחייבויות והון עצמי.
לעומת זאת, דוח מאזן בוחן הינו כלי עבודה בסיסי, חשבונאי. דוח זה לא נועד לספק מידע לגופים מחוץ לארגון ולרוב הוא גם פחות מעניין את המנהלים (למעט מנהלי כספים, במקרים מסוימים). מטרתו של הדוח היא לאתר בצורה קלה ומהירה טעויות שנעשו בשלב הרישום החשבונאי הבסיסי. אמנם, יש להכיר בעובדה שדוח זה לא ימצא את כל הטעויות, אבל הוא בהחלט יכול לאתר רבים מהם וכן להציג חיווי לצורך בבדיקות נוספות.
כדי להבהיר זאת בצורה מעמיקה יותר נספר שרישום חשבונאי כולל פקודות יומן וכרטיסיות שונות. הכרטיסיות הללו מחולקות לסעיפים כגון כרטסת לקוחות, כרטסת ספקים, כרטסת הוצאות שכר דירה וכן הלאה, על פי הוצאות העסק והכנסותיו. מאזן בוחן מיצג סיכום של אותן פקודות יומן ואותן כרטיסיות, בצורה מרוכזת ולכל נקודת זמן נבחרת. מכיוון שמדובר על דוח פנימי, ניתן לערוך את הדוח בכל נקודת זמן שרואים לנכון ולאו דווקא בכל רבעון או בכל סוף שנה.
סוגי מאזנים
את מאזני הבוחן, בשונה מדוחות אחרים, אין חובה לנהל על פי כללי חשבונאות מקובלים, שכן לא מדובר על דוח שמוגש לרשויות שונות או לגופים חיצוניים. עם זאת, מקובל להפיק דוחות כאלה באחת מבין הצורות הבאות:
- דוח יתרות – דוח זה יסכם כל כרטסת של פעילות עסקית מבחינת "שורה תחתונה", נכון למועד שנקבע.
- דוח תנועות – מאזן בוחן מסוג זה נותן חיווי מפורט יותר, כאשר בכל כרטסת יש ייצוג מסוכם של כל יתרות החובה ושל כל יתרות הזכות שהתקיימו עד לנקודת עריכת הדוח.
- דוח משולב – מאזן בוחן משולב ייתן את האינדיקציה המפורטת ביותר והוא מהווה מעין שילוב של דוח יתרות ושל דוח תנועות גם יחד.
מי עורך מאזן בוחן?
בשלב זה של המאמר ראוי להוסיף כמה מילים על עריכת הדוח, מי אמון על עריכה זו ומתי בכלל יש בו צורך.
את דוח מאזן הבוחן יפיק לרוב מנהל חשבונות. יתכן שיהיה זה מנהל חשבונות שעובד ישירות בארגון (לרוב, ארגונים בינוניים או גדולים עם מחלקת הנה"ח), אך יתכן שיהיה זה גורם חיצוני. חברות ועסקים שאין להם אגף של הנה"ח שוכרים לרוב את שירותיו של משרד להנהלת חשבונות והוא זה שמזרים פקודות יומן, כרטיסיות עבודה וכן דוחות שונים, לרבות מאזן הבוחן.
כאשר מדובר על עסקים גדולים או מורכבים, אין ספק שמאזני בוחן הם כלי עזר חשוב, שמונע השמטות וטעויות. עם זאת, כאשר מדובר על עסקים קטנים, עוסקים פטורים, או חברות עם מעט מעוד פעילות, אין הכרח לשלב הפקה של דוח כזה לעיתים קרובות או אפילו באופן כללי.