בין אם מדובר על מחלקת הנהלת החשבונות (שקיים לרוב רק בארגונים גדולים) ובין אם מדובר על עבודה משולבת של עצמאים או ארגונים עם חברה לאספקת שירותי הנהלת חשבונות, הרי שהרישום החשבונאי חיוני גם להתנהלות השוטפת בענייני לקוחות וספקים.
בשורות הבאות נראה מהו הבסיס של הנהלת חשבונות והקשר שלה ללקוחות ולספקים וגם נראה כיצד הדבר נוגע למונחים כגון ימי אשראי, מבצעי מכירות, תמחיר סלקטיבי והצלחה עסקית.
ניהול בכרטסת
חברות שמספקות שירותי הנהלת חשבונות מקפידות על רישום איכותי של כל לקוחות העסק והספקים הקבועים, באמצעות חלוקה לכרטסות עבודה. במקביל, ישנה גם כרטסת ללקוחות מזדמנים ולספקים ארעיים.
המונח "כרטסת" שהוא חלק בסיסי מעבודתו של מנהל החשבונות, מגיע עוד מהימים שבהם הרישום היה ידני, והרישומים בוצעו על גבי כרטסת שנשמרה בתוך ארוניות עמוסות. כיום, הרישום אומנם מבוצע באופן ממוחשב, אבל החלוקה לכרטסות וירטואליות עדיין קיימת והיא חיונית מתמיד.
באמצעות העובדה שלקוחות שונים וספקים שונים מוזכרים בכרטסות שונות ניתן לשלוף פירוט חיוני הן לצרכי התחשבנות וגבייה, הן לצרכי ניהול תמחיר והן לצרכים אחרים כגון מתן תנאים מסחריים מיוחדים, מתן הנחות, בקשה של הטבות ועוד.
אשראי ועסקים
אחרי שראינו מהו הבסיס של לקוחות, ספקים והנהלת חשבונות לעסקים, נרחיב מעט על הקשר של הדברים לימי אשראי. כמעט כל עסק שעובד עם לקוחות קבועים נוהג לאפשר ללא מעט מהם לבצע רכישות באשראי.
יש לציין שהכוונה כאן איננה לתשלום באמצעות כרטיס אשראי כי אם למצב שבו מוסכם על תשלום בתאריך עתידי (מצב שמכונה "שוטף פלוס"). במקביל לכך, מקובל גם לקבל מספקים אפשרות של דחייה על תשלום חובות פתוחים, על סמך אותו עיקרון.
בשל העובדה שישנם חובות פתוחים, לעיתים בקנה מידה גדול, חשוב מאוד להיות עם היד על הדופק ולא לתת לדברים לצאת משליטה. הבדיקה והמעקב של תחום האשראי ללקוחות וזה שמתקבל מספקים נעשה באמצעות שליפת הנתונים ממערכת הנהלת החשבונות, לא פעם תוך הסתייעות בחברה לאספקת שירותים שכאלה.
גביה יעילה
בהקשר של ימי אשראי, יש לזכור שכאשר יש חובות מלקוחות, לא תמיד אפשר להניח לדברים לפעול מאליהם. לכן, חלק חשוב משירותיו של מנהל חשבונות, בין אם שכיר ובין אם זה שפועל מטעם חברה חיצונית, הוא טיפול יעילה בגביית חובות.
על כל עסק שרוצה לשמור על יציבות ולפעול לאורך זמן, להבטיח שלא ייווצר מצב שבו נערמים חובות כבדים מדי, ללא התייחסות מתאימה. טיפול בחובות והסדרת תשלום מול לקוחות, הן באופן שוטף והן באופן חריג ופרטני, חייב להיעשות בעזרת נתוני הנהלת החשבונות ותוך התחשבות בקשרים מסחריים ארוכי טווח.
מבצעים ותמחור
הפן האחרון שעליו נדבר בהקשר של הנהלת חשבונות וניהול לקוחות וספקים מתחבר לתמחור ולמבצעים מיוחדים. בעיקר כאשר מדובר על קניה בהיקפים גדולים, מקובל מאוד להעניק ללקוחות (ולקבל מספקים) מחירים מיוחדים.
תוכנות ייעודיות של הנהלת חשבונות מסייעות לנהל מערכת תמחור מפורטת, אשר מתייחסת לא רק ללקוחות ולספקים שונים אלא גם לכמויות ולתאריכי הרכישה.
לצד השימוש בתוכנות מתקדמות, חשוב מאוד לא להזניח את תשומת הלב והטיפול בלקוחות וספקים ברמה האישית. התייחסות מתאימה, יחס אישי, שמירה על קשר בלתי אמצעי – חשובים כולם לקיימות העסקית וההצלחה לטווח הארוך.