יש גם הגדרות "רשמיות" יותר של מהו עסק קטן, הגדרה של הבנקים המסחריים והגדרה של קרנות מימון שונות, כאשר באופן כללי מדובר על עסקים עם מחזורי פעילות של עד 1.5 מיליון ש"ח לשנה אשר מעסיקים עד 5 עובדים.
אך לא משנה כמה העסק קטן, כל עוד הוא עונה להגדרה של עסק ונדרש להירשם כדין כעסק פעיל מול רשויות המדינה הרלבנטיות, חובה עליו לנהל את ספרי חשבונותיו בהתאם להגדרות החוק. כך שלכל יזם, עצמאי, פרילנסר ובעל עסק קטן, חשוב ללמוד אודות הנהלת חשבונות לעסק קטן.
יש לציין ולהבהיר כי כל עסק חייב בניהול ספרי חשבונות. גם עוסק פטור וגם עוסק מורשה, ההגדרות הפרטניות והפנימיות לגבי הנהלת חשבונות משתנים בין העסקים השונים, אך כולם חייבים ליישם בצורה כזו או אחרת הנהלת חשבונות לעסק קטן.
באופן כללי מדובר על הנהלת חשבונות פשוטה יותר
כאשר מדובר על עסקים קטנים, באופן כללי ניתן לומר כי המדינה דורשת מהם ניהול חשבונות פשוט ובסיסי מאוד ביחס לעסקים אחרים. זה מתבטא בדרישות הרלבנטיות במסגרת הוראות ניהול ספרים, במסמכים העסקיים שהעסק צריך להפיק ובדרישות הדיווח לרשויות המס. כך שעקרונית, שירותי הנהלת חשבונות לעסק קטן אינם מצריכים עלויות גבוהות מאוד מהעסק ואפשר אפילו לעשות זאת כמעט בחינם.
רוב העסקים הקטנים נדרשים להנהלת חשבונות חד צידית
בעולם ניהול החשבונות בישראל יש שני סוגים של הנהלת חשבונות שהחוק מגדיר ודורש מעסקים – הנה"ח חד צידית והנה"ח כפולה. ההגדרה הרלבנטית לכל עסק נקבעת לפי סוג הפעילות העסקית, היקף המחזור הכספי ומספר העובדים המועסקים.
מרבית העסקים הקטנים נדרשים לניהול חשבונות בשיטה החד צידית, אשר במסגרתה רושמים בצורה פשוטה יחסית את ההכנסות וההוצאות ואין חובה לנהל רישום כפול ומורכב יותר כפי שקיים בהנה"ח כפולה.
הנהלת חשבונות חד צידית דורשת פחות עבודה מהשיטה הכפולה, פחות מסמכים וספרים לנהל ופחות "סיבוכים" חשבונאיים.
אפשרויות הנהלת חשבונות לעסק קטן
- ניהול עצמאי: בעזרת תוכנת הנה"ח מתאימה, ניהול עצמאי של המסמכים העסקיים, ניהול הספרים וההתנהלות מול רשויות המדינה כגון מע"מ, מס הכנסה וביטוח לאומי. מתאים לעסקים קטנים מאוד עם פעילות עסקית פשוטה יחסית. יש תוכנות בתשלום ויש תוכנות חינמיות, חשוב לוודא כי בתוכנה הנבחרת יש את כל המאפיינים והיכולות הרלבנטיים לעסק.
- ניהול פנימי: העסקת מנהל חשבונות מוסמך באופן פנימי בעסק על מנת לנהל את החשבונות – לא מודל נפוץ כי עסקים קטנים במהותם לרוב לא מכניסים מספיק כדי להעסיק מנהל חשבונות פנימי וגם אין בכך כל צורך תפעולי לרוב.
- הנהלת חשבונות במיקור חוץ: המודל הנפוץ ביותר של שירותי הנהלת חשבונות לעסק קטן – העסק נותן למשרד הנה"ח / רו"ח לנהל עבורו את החשבונות ולהתנהל מול הרשויות, תמורת תשלום שוטף או שנתי.
עסקים קטנים רבים שבוחרים לנהל את החשבונות שלהם באופן עצמאי, כן נעזרים בשירותים החשובים של הנהלת חשבונות לעסק קטן, במשרד ייעוץ מס או משרד רו"ח לצורך הגשת הדו"ח השנתי למס הכנסה. זאת כי הדו"ח הוא מסמך יחסית מורכב המצריך צירוף מסמכים רבים ולעיתים נדרשת מיומנות ייעודית על מנת ליהנות מכל הטבות המס ונקודות הזיכוי הרלבנטיות.0
למרות האפשרות לנהל לבד את החשבונות ההמלצה הרווחת ביותר בהקשר זה, היא דווקא כן להיעזר בשירות חברה מקצועית להנהלת חשבונות כדי להבטיח כי ניהול הספרים והחשבונות ינוהלו בדיוק על פי חוק וכדי שבעל העסק יכול להשקיע זמן ומשאבים בבניית העסק והמיתוג שלו, ופחות בעניינים הפיננסיים כמו ניהול מסודר של החשבונות, ניהול כספים, חשבות שכר, תנאי עובדים ועוד.
מערך שירותים שלם – גם לעסק הקטן
שירותי הנהלת חשבונות לעסק קטן הם לרוב פשוטים ובסיסיים יותר לעומת הנהלת חשבונות לעסקים בינוניים ובוודאי שבהשוואה לעסקים גדולים וחברות. אך ספקי הנה"ח בהחלט מציעים מערך שירותים שלם ומקיף, החל מסיוע בהקמת העסק, דרך ניהול ספרי העסק בצורה התקינה והחוקית ועד הגשת הדוחות השנתיים וההתנהלות מול המדינה. כל עסק וצרכיו ורצוי לבצע החלטה מושכלת לגבי אופן ניהול החשבונות בעסק.
קראו על עוד מס לעסקים – מס תשומות
יש כמה וכמה מודלים שבהם ניתן לקבל שירותי הנהלת חשבונות לעסקים, כאשר לאנשי הנהלת החשבונות יש מגוון רחב של תפקידים לבצע וחובות שעליהם לנהל בצורה מדויקת ומקצועית.
הנהלת חשבונות לעסקים כוללת את ניהול ספרי החשבונות של עסקים בהתאם להגדרות החוק, כאשר קביעה רחבה זו כוללת ניהול מעקב אחר הוצאות והכנסות, רישום מדויק של מסמכים עסקיים כגון חשבוניות מס וקבלות, פתיחת תיקים ברשויות המס, התנהלות שוטפת ושנתית מול רשויות המס כגון מע"מ, מס הכנסה, מכס וגם מול ביטוח לאומי, הכנת משכורות, הפקת דוחות פיננסיים ועסקיים שונים וכן הלאה עם שפע של משימות.
מודלים של שירותי הנהלת חשבונות לעסקים
עסק חייב לנהל את ספרי חשבונותיו בהתאם למה שהחוק מגדיר עבורו, בזה אין מקום לפשרות ולפרשנות. אך הוא יכול לבחור לנהל את חשבונותיו הפיננסיים בכמה מודלים אפשריים, נסקור אותם באופן כללי:
- הנהלת חשבונות עצמאית: מודל המתאים בעיקר לעצמאים המנהלים עסק קטן מאוד, עוסקים פטורים, פרילאנסרים ועוסקים מורשים קטנים יחסית. בעל העסק מנהל בעצמו את ניהול הספרים שלו ואת ההתנהלות מול רשויות המס, לעיתים נעזר בגורם הנה"ח מקצועי לצורך הגשת הדו"ח השנתי למשל.
- הנהלת חשובות פנימית: אלו שירותי ניהול חשבונות המסופקים לעסק על ידי גורם פנימי – עובד המועסק בעסק/בארגון לצורך ניהול חשבונות. זה יכול להיות מנהל חשבונות במשרה מלאה עבור עסקים בעלי היקפי פעילות גדולים יחסית או במודל חלקי עבור עסקים קטנים יותר. רצוי להעסיק מנהל חשבונות מוסמך.
- הנהלת חשבונות במיקור חוץ: העברת ניהול החשבונות למשרד הנהלת חשבונות חיצוני ומקצועי. העסק מעביר למשרד הנה"ח מסמכים ונתונים ואותו משרד מוגדר כמייצג של העסק מול הרשויות, מודל זה פועל במודל של תשלום חודשי או שנתי קבוע ותשלומים מיוחדים על שירותים מיוחדים.
כיום מנהלים חשבונות פיננסיים באמצעות תוכנות ממוחשבות ייעודיות, בין אם מדובר על ניהול עצמאי או על ניהול חיצוני מורכב ביותר.
שיטות הנהלת חשבונות
יש שתי שיטות עיקריות של הנהלת חשבונות לעסקים, עליהן מפורט באופן מעמקי באתר זה. שיטות אלו הן הנהלת חשבונות חד צידית והנהלת חשבונות כפולה (נקראת גם דו צידית).
הנה"ח חד צידית מיועדת בעיקר לעסקים קטנים עם מחזורי הכנסות נמוכים יחסית והנה"ח כפולה מיועדת לעסקים גדולים יותר, חברות ועסקים בתחומי פעילות מסוימים. החוק מגדיר לכל עסק איזו הנהלת חשבונות עליו לנהל, על פי סוג העסק, המחזור העסקי וכמות העובדים המנוהלים על ידו.
שירותי הנהלת חשבונות לעסקים
כאמור, שירותי הנהלת חשבונות לעסקים מהווים באמת עולם ומלואו, באתר זה תמצאו שפע אדיר של מידע רלבנטי ומקצועי לגבי התחום. נסקור באופן כללי וממוקד את השירותים המרכזיים של ספקי שירותי הנהלת חשבונות.
- סיוע וליווי בהקמת עסק חדש.
- סיוע בהגדרת העסק הנכונה והמתאימה ביותר מול רשויות המס.
- מעקב ורישום לגבי חשבוניות מס, קבלות ושאר מסמכים עסקיים.
- ניהול ספרי העסק לפי הגדרות החוק.
- חישובי מע"מ תקופתיים, הכנת הדו"ח למע"מ ותשלום תקופתי.
- חישובים, דו"ח ותשלום מקדמות מס הכנסה.
- התנהלות מול ביטוח לאומי – תשלומים, תיק ניכויים ועוד.
- הכנת משכורות לעובדי העסק – על כל המשתמע מכך, בעזרת תוכנת שכר.
- ייעוץ לגבי סכומי הפקדות לחסכונות פנסיוניים וקרנות השתלמות.
- תכנוני מס שנתיים. ביניהם מס תשומות לעסק.
- הגשת דוחות ודיווחים מיוחדים למדינה – הצהרת הון למשל.
- סיכומים שנתיים, הכנה והגשה של הדו"ח השנתי למס הכנסה.
- ניתוח הפעילות החשבונאית והעסקית – הפקת דוחות כספיים.
לצד גיוון זה בעולם העסקים המקומי והבינלאומי, יש דבר אחד שנכון תמיד – כל עסק חייב לתעד ולרשום את כל הפעולות שבהן הוא מעורב ואשר יש להן אופי כספי. תיעוד זה, המכונה גם "הנהלת חשבונות" רחוק מלהיות אך ורק פעולה טכנית. ריבוי החוקים, התקנות והפסיקות השונות מאפשר ללכת בדרכים חשבונאיות שונות, לעיתים מקבילות ולעיתים סוטות זו מזו, אך גם כאן יש חוט מקשר. כל דרכי הרישום צריכות להיות גם חוקיות וסבירות וגם כאלה שיוכלו להועיל לעסק ולמנהליו.
פועלים על פי החוק
הנקודה הבסיסית ביותר, שמתארת את החשיבות של הנהלת חשבונות לעסק טמונה בכך שמדובר על חובה חוקית. כל עסק, ולו גם הקטן והזעיר ביותר, מחויב לנהל רישום חשבונאי של הוצאות והכנסות ולשמור תיעוד מתאים, של חשבוניות, קבלות וכיוצא באלה.
כדי לעמוד בדרישות החוק, יש מקרים ובהם יעדיפו בעלי עסקים להחזיק מחלקה של הנהלת חשבונות, לרוב במשרדי ההנהלה הראשית. דרך פעולה זו מתאימה בעיקר לחברות ועסקים גדולים או לכל הפחות – כאלה בגודל בינוני. לעומת זאת, ישנם מקרים שבהם יוחלט על דרך אחרת, דהיינו להסתייע במשרדים להנהלת חשבונות.
משרדים כאלה, שבהם עובדים מומחים לעניינים כלכליים, מיסוי וחשבונאות, מספקים שירותי הנהלת חשבונות (הנה"ח) לכל סוגי החברות והעסקים. פעולה זו מתאימה בין היתר לעוסקים קטנים או זעירים, לעצמאים, לחברות שירותים ומפעלים יצרניים, שלא רוצים לנהל תחום זה בעצמם.
מחזור ותזרים מזומנים
חשיבות נוספת, מהותית לא פחות, להנהלת חשבונות לעסקים נובעת מהצורך . פרמטרים כאלה, שנגזרים ממערכת הנהלת החשבונות, חשובה מאוד לצרכים שונים. בין היתר, מחזור הפעילות מסייע:
- בתכנון ארוך טווח.
- בהגדרת יעדים ועמידה בהם.
- ביכולת לבצע היערכות בעייני מלאי ותכנון מלאי (לעיתים בשילוב עם מערכות לוגיסטיות).
- בגיוס כספים והשגת מימון בתנאים מיוחדים.
יעילות תפעולית וניהולית
היבט שחשוב להזכיר באופן מיוחד אודות קבלת נתוני הנהלת חשבונות בענייני מחזור ותזרים מזומנים קשור בבדיקת היעילות התפעולית והניהולית. כאשר מדובר על ארגונים גדולים למדי או סבוכים מבחינה פיננסית, קשה למנהל או למועצת המנהלים ולמנכ"ל, לבדוק האם העסק פועל ביעילות. יתרה מכך, לא פעם קשה לדעת האם מגזר מסוים של הפעילות מצריך התייחסות מיוחדת.
היכולת של הנהלת החשבונות העסקית לספק דוחות בנושאים שונים, מאפשרת היערכות טובה יותר ושיפור ליקויים באמצעות דרכים שונות, תוך התייחסות לסעיפי הוצאות והכנסות מסוגים שונים. רישום חשבונאי ודוחות אפקטיביים חשובים, אם כן, לכל עסק שצריך או מעוניין:
- לעמוד בדרישות החוק מבחינת רישום נתונים, הצהרת הון, אספקת דוחות שנתיים.
- לדעת האם הפעילות היצרנית מצליחה להפיק את הרווחים המצופים, בין היתר באמצעות השוואה של נתונים עסקיים מקובלים בענף.
- לנהל מערכת גביה איכותית, תוך התייחסות לימי אשראי שנותנים ללקוחות, לימי אשראי שמקבלים מספקים, לתנודות בפעילות העסקית לפי עונות ומחזורים.
- לבצע תכנון מס, כדי להימנע מתשלומים מיותרים לרשויות כגון מע"מ, מס הכנסה, ביטוח לאומי. על פי החוק, כל עסק רשאי לעשות ככל יכולתו (בהתאם לסייגים שונים), על מנת להביא למינימום את הוצאות המס.
- בנוסף, רק מעקב מתמיד אחר הביצועים מאפשר התייחסות למצבי משבר ולמצבי הזדמנות גם יחד, וזאת תוך שימוש נכון במקורות ובאמצעי הייצור.