רישום פקודות יומן
רישום פקודות יומן הוא תהליך הקשור להנהלת חשבונות דו צידית / כפולה, אשר מחייבת ניהול חשבונות לפי שני חשבונות/טורים, אחד חובה והשני זכות. ה"יומן" הוא ספר החשבונות של גוף המחויב בהנה"ח כפולה, כאשר רישום של כל פעולה חשבונאית כולל רישום בצד החובה (נכסים והוצאות) ורישום בצד הזכות (התחייבויות והכנסות).
רישום נכון וכפול של פקודות יומן אלו – פקודת היומן היא רישום הפעולה החשבונאית הרלבנטית – שומר על איזון בין החובה והזכות.
הנפקת חשבוניות
כל עסק המוגדר עוסק מורשה ומעלה מחויב בהנפקת חשבוניות מס עבור הכנסותיו השונות. החשבוניות מהוות מסמכים מסחריים הכרחיים שהינם דרישת תשלום, חשבוניות משמשות לצרכי הנהלת חשבונות והן לצרכי חישובי תשלומים לרשויות המס.
יש סוגים שונים של חשבוניות – למשל חשבונית מס הכוללת דרישת תשלום מהלקוח, חשבונית מס קבלה הכוללת גם את מהות החיוב וגם אישור קבלת התשלום המתאים וחשבונית עסקה המתארת דרישת תשלום אך אינה חשבונית מס. הנפקת חשבוניות נעשית על מסמך מתאים הכולל את כל פרטי העסק, המסמך יכול להיות מודפס באופן רשמי בבית דפוס או מופק באופן ממוחשב על ידי מערכות מתאימות הכוללות אישור רשות המיסים.
ניתן לשלוח חשבוניות מס מקוריות באופן מקוון רק כאשר הן חתומות דיגיטלית על ידי מנפיק החשבונית. הלקוח מקבל את חשבונית המקור והעסק חייב לשמור העתקים.
רישום חשבוניות
מבחינת הנהלת חשבונות, יש חובה לנהל רישום חשבוניות מסודר ותקני במערכת ניהול החשבונות – שיכולה להיות ממוחשבת או שאינה ממוחשבת. החשבוניות חייבות להירשם במסגרת ניהול החשבונות של העסק, כאשר חובה עליהן להיות חשבוניות תקניות, הממוספרות בצורה מסודרת ורציפה.
רישום החשבוניות במערכת ניהול החשבונות כולל תאריך הנפקת החשבונית, הגורם עבורו הונפקה החשבונית, סכום כולל, סכום ללא מע"מ, פרטי החשבונית ושאר נתונים רלבנטיים – למשל ציון הקבלה המתאימה לחשבונית המס.
כמו כן, ישנה חובה לרשום במערכת ניהול החשבונות חשבוניות מס שקיבל העסק עבור תשלומים שונים שביצע – לספקים, רכישות שונות וכן הלאה.
הכנת משכורות
חלק מהתפקידים של ספקי שירותי הנהלת חשבונות הוא הכנת משכורות עבור עובדי עסקים שונים. אמנם את תחשיבי השכר וההיבטים השונים הקשורים למשכורת מבצעים פעמים רבות חשבי שכר, את הכנת המשכורות בפועל והעברת התשלום לעובדים מבצעים לרוב עובדי הנהלת החשבונות.
הכנת משכורות כוללת תשלומים שונים לביטוח לאומי, רשות המיסים, לחיסכון פנסיוני ושאר הפרשות רלבנטיות למשכורות. בנוסף כמובן שתהליך הכנת משכורות לעובדים כולל הפקת תלושי שכר תקניים והעברת המשכורות בפועל לעובדים באמצעים המוגדרים לכך ע"י העסק.
הכנת משכורות בהקשר של שירותי הנה"ח כוללים גם מעקב אחר המשכורות, הכנת דו"חות תשלומים והפרשות מהשכר, חישובי ימי חופשה, הבראה ומחלה, תחשיבי פיצויי פיטורין, הכנת טפסים שונים הקשורים למשכורות (106, 161, 126) ושאר היבטים מקצועיים הקשורים ישירות למשכורות העובדים.
תשלומים לספקים
אנשי הנהלת חשבונות אחראים פעמים רבות על מעקב אחר תשלומים נדרשים לספקים – לפי דרישות תשלום וחשבוניות מס – וכמו כן מבצעים את התשלומים בפועל. עבור עסקים המחויבים בהנה"ח כפולה, תשלומים לספקים מחייבים רישום חשבונאי תקין וכפול במסגרת רישום פקודות יומן.
מעבר למעקב אחר תשלומים לספקים, אנשי הנהלת החשבונות צריכים לבדוק לגבי ניכוי מס במקור, אישור ניהול ספרים של הספקים, מועדי תשלום ותקינות החשבוניות.
גביית חובות
במסגרת המעקב והרישום של חשבוניות מס ומסמכים עסקיים שונים עבור עסקים, אנשי ניהול החשבונות עשויים להידרש לתהליכי גביית חובות. חובות יכולים להתקיים למשל על בסיס חשבוניות מס שנשלחו ללקוחות, חשבונות עסקה ודרישות תשלום רשמיות. הליכי הגבייה נעים החל מתזכורות לגבי התשלום ועד נקיטת הליכים משפטיים מתאימים לגביית חוב מוגדר.
רישומי מלאי
למלאי של עסק יש ערך כספי וגם ערך פיננסי מבחינה חשבונאית, לכן אחד מתפקידיו של מנהל החשבונות הוא רישום מלאי באופן תקין ומסודר. רישום מלאי יכול להיעשות באופן שוטף, לפי סוגי מלאי ועל פי שווי המלאי הרלבנטי בעמודת הזכות ועלות המלאי בעמודת החובה/חשבונות לתשלום (הנה"ח כפולה).
צורה נפוצה שנייה של רישומי מלאי היא רישום תקופתי, כאשר מבצעים ספירת מלאי והערכת שווי המלאי אחת לתקופה מוגדרת – אין הפרדה מיידית בין מלאי שנמכר למלאי שנשמר במחסנים ולכן אי אפשר לחשב בכל נקודת זמן את עלות המכירות. מנהל החשבונות אחראי לרישומי מלאי תקינים המתאימים למהות הפעילות העסקית של העסק ולהגדרות ניהול הספרים המתאימות.
התאמות הבנקים
ביצוע התאמות בנקים נכללת במשימות החשבונאיות של מנהלי חשבונות. במהותו, זהו תהליך בו מנהל החשבונות משווה בין תדפיסי הבנק של העסק לבין כרטסת חשבון העובר ושב המופיעה בספרי העסק. הפעולות הבנקאיות הרלבנטיות כוללות למשל קבלת הלוואות בנקאיות, תשלום עמלות בנקאיות, פירעון צ'קים, העברות בנקאיות וכיוצא באלו.
התאמות בנקים נדרשות כי יתכנו פערים בין תדפיסי הבנק לבין הכרטסת במערכת ניהול החשבונות – עקב עיכובים ברישומים ושאר מצבים שהן ברובם "טכניים". באופן כללי, יש לבצע התאמות מתאימות בספרי החברה כך שפקודות היומן וספרי החברה יתאימו למצב בתדפיסי הבנק.
הכנת דיווח מע"מ
מנהלי חשבונות אחראים על הכנת הדיווח התקופתי למע"מ, כאשר במקרים רבים ספק שירותי הנהלת החשבונות גם מבצע בפועל את התשלום למע"מ. הדיווח יכול להיות חודשי או דו חודשי, כאשר הוא מבוצע עד ה-15 לחודש העוקב.
הכנת דיווח מע"מ כולל חישוב גביית המע"מ מלקוחות למול תשלומי המע"מ על הוצאות שונות – זאת על בסיס חשבוניות מס. הדיווח כולל העברת הנתונים למע"מ ותשלום הסכום המתאים לאחר קיזוז המע"מ.
תשומות
תשומות מתארות שימוש במשאבים כלכליים לתהליכים עסקיים שונים. בהקשר של הנה"ח, תשומות מתבטאות בהוצאות שונות הקשורות לתהליכים עסקיים ובעיקר ברישום מס תשומות – תשלומי המע"מ שעסק נדרש לשלם עבור הוצאותיו השונות.
כמו כן, עבור הוצאות שונות ובהתאם למהות הפעילות העסקית של עסק מסוים, לא תמיד ניתן לקזז מס תשומות מלא בגין כל הוצאה. כאשר רשום מע"מ תשומות / מס תשומות, הכוונה היא תמיד לתשלומי מע"מ שהעסק עצמו ביצע ולא מע"מ שהעסק גבה עבור מכירות.
מע"מ עסקאות
כאן הכוונה היא למע"מ שעסק מסוים גבה במסגרת תשלום על מכירת ציוד, מלאי או שירות כלשהו. שיעור המע"מ נקבע ע"י רשות המיסים ומשרד האוצר ועומד נכון לשנת 2014 על 18%. ישנם מוצרים הפטורים ממע"מ, למשל פירות וירקות. הדיווח התקופתי למע"מ מתבסס על קיזוז מס תשומות המע"מ מגביית מס מע"מ עסקאות.
התאמת כרטיסים
התאמת כרטיסים היא חלק מעט מורכב של ניהול חשבונות, אך במקרים רבים הוא הכרחי לצורך ניהול ספרים תקני ויעיל. התאמת כרטיסים כוללת סגירת סכומים מתאימים בכרטיסי חשבון של לקוחות/ספקים, כאשר ההתאמה היא בין צד החובה למול צד הזכות, במסגרת אותו חשבון כמובן. זו פעולה רלבנטית רק לעסקים המחויבים בהנה"ח כפולה המצריכה רישום פקודות יומן וניהול חשבונות מורכב יותר.
התאמת הכרטיסים בחשבון מתבססת למשל על חשבונית מס המותאמת בסכום לקבלה רלבנטית. המטרה היא שלא יהיו הפרשים בין מסמכים ופקודות שונות בצד החובה וצד הזכות, כחלק מהמהות של הנהלת חשבונות כפולה.
דוח גיול ספקים ולקוחות
בהנהלת חשבונות, ניתן להפיק דוח גיול ספקים ודוח גיול לקוחות, כאשר המשמעות של גיול היא מהמילה גיל ודוחות אלו מתייחסים לחובות ספקים או חובות לקוחות. דוח גיול מספק נתונים לגבי היקף החוב אל ספק או של לקוח אך גם לגבי משך הזמן בו החוב קיים ופתוח. חובות הנמשכים זמן רב מאוד, הינם בעלי פוטנציאל מהותי להפוך לחובות אבודים – בעיקר בהקשר של דוח גיול לקוחות.
רישום כפול
בהנהלת חשבונות כפולה יש חובה לבצע רישום כפול של כל עסקה פיננסית ופעולות חשבונאית, הרישום הוא כפול כי הוא צריך להיעשות בשני טורים/כרטיסים נפרדים של חובה מול זכות. בהנהלת חשבונות כפולה ורישום כפול, צד החובה צריך להתאים בסכומים לצד הזכות, כאשר במידת הצורך מנהל החשבונות מבצע התאמות רלבנטיות בהתאם למסמכים עסקיים ולנהלים המותרים.
דוגמא של רישום כפול היא למשל רישום רכישה של ציוד לעסק בצד החובה (נכסים) ורישום מאזן לכך של ההוצאה הכספית בצד הזכות (התחייבויות).