אך כיום, עם מהפכת המידע והאינטרנט ופיתוחים טכנולוגיים שונים, התחום השתנה מאוד ועבר מחשוב משמעותי. כך שבעוד שבהחלט יש עדיין צורך במקרים רבים לשמור מסמכים פיזיים מנייר, לאחסן מסמכים וניירת שונה במשך שנים וכיוצא באלו – אפשר גם להעביר היקפים גדולים מאוד של ניהול החשבונות העסקיים למחשב ולרשת.
הנהלת חשבונות באינטרנט היא מציאות קיימת ומפותחת במשק הישראלי, נסביר על הנושא ונסקור את מה שיש לדעת.
הרבה תוכנות הנהלת חשבונות – אך לא כולן אינטרנטיות
כיום, העבודה עם תוכנת הנהלת חשבונות היא חלק בלתי נפרד מניהול הספרים והחשבונות של עסקים. אפילו אם עסק רק אוסף את המסמכים העסקיים השונים שלו ועובד עם ספרי מסמכים (חשבוניות למשל) מודפסים, הגורם המספק לו שירותי הנהלת חשבונות עובד עם תוכנה כזו או אחרת.
יש בשוק תוכנות גדולות, מאוד מורכבות ונפוצות, אלו משמשות משרדי הנהלת חשבונות, משרדי רואי חשבון וחברות המנהלות את החשבונות שלהן באופן פנימי עם מנהלי חשבונות שכירים. אך בנוסף, קיים בישראל שוק נרחב, מגוון ומאוד מתפתח של תוכנות הנהלת חשבונות קטנות יותר, המיועדות בעיקר לעסקים קטנים ובינוניים וחלקם גם לחברות בע"מ.
אך מה שחשוב להבין לגבי ריבוי התוכנות הללו – מה שמקשה פעמים רבות על הבחירה בספק המתאים והרלבנטי ביותר – הוא שבעוד שיש באמת המון תוכנות ניהול חשבונות, לא כולן אינטרנטיות! כך שאם אתם מחפשים פיתרון של הנהלת חשבונות באינטרנט, האפשרויות מצטמצמות ואף במידה משמעותית.
התוכנות שאינן אינטרנטיות, הן תוכנות שיש להתקין על המחשב בעסק או על שרת ייעודי, כאשר הן בהחלט מאפשרות ניהול ספרים וחשבונות באופן ממוחשב, אך לרוב ללא קשר ישיר לאינטרנט ובלי יכולת לעבוד ישירות מדפדפן, מכל מקום בעולם.
אודות הנהלת חשבונות באינטרנט
למעשה, כאשר מדובר על הנהלת חשבונות באינטרנט, אז אנחנו מדברים על פיתרון שהוא כלל לא תוכנה (שזה משהו שיש להתקין על מחשב מסוים או שרת) אלא על מערכת הפועלת באינטרנט, אליה ניגשים דרך דפדפן אינטרנט לצורך פעולות ניהול החשבונות.
למרות זאת, יש תוכנות הנהלת חשבונות המצריכות התקנה על המחשב וכן מציעות מאפיינים מסוימים של קישוריות לאינטרנט – למשל צ'ט ישיר לנציגי חברת התוכנה לסיוע – אך במהות, הנהלת חשבונות באינטרנט היא מערכת שמתחברים אליה דרך אתר אינטרנט.
אחד היתרונות המרכזיים של מודל כזה הוא שאפשר להתחבר למערכת ניהול החשבונות של העסק מכל מקום, בכל זמן, כאשר בנוסף המערכת פועלת על בסיס דפדפן ואינה מצריכה הקצאת תשתיות מחשוב בעסק עצמו.
מערכות הנהלת חשבונות באינטרנט קיימות מבית כמה חברות ומשרדי ראיית חשבון שפיתחו אותן בכמה מודלים שונים של שימוש ותמחור. היכולות של מערכות אינטרנטיות אלו משתנות אך באופן כללי הן מאפשרות הפקת מסמכים עסקיים וכן ניהול חשבונות ברמות שונות – כולל ניהול ספרים מלא, הפקת דוחות מע"מ ומקדמות מס הכנסה.
סוגי הנהלת חשבונות – בעיקר חד צידית
יש להבין כי באופן כללי כשר מדובר על הנהלת חשבונות באינטרנט, במודל של מערכת דרך דפדפן, אז המערכות הקיימות מתאימות ברובן להנהלת חשבונות חד צידית ואינן מציעות יכולות של הנהלת חשבונות כפולה (אלו קיימות בחלק מהתוכנות הדורשות התקנה).
מחירים
הנהלת חשבונות באינטרנט היא בהחלט זולה יותר לעומת עבודה מול משרד ניהול חשבונות או רואה חשבון. כך מנהל/בעל העסק מבצע באופן עצמאי את ניהול החשבונות ויכול לחסוך מבחינה זו. יש כמה מודלים של תמחור למערוכות ניהול חשבונות אינטרנטיות, חלק מהפתרונות מוצעים בחינם עם תשלום על שירותים מיוחדים כמו חתימה דיגיטלית או מנהל חשבונות ייעודי וחלק מצריך דמי מנוי חודשיים.
לסיכום, הנהלת חשבונות באינטרנט היא שירות שיכול בהחלט להיות נוח ויעיל מאוד, הוא חוסך כסף ומציע יתרונות תפעוליים רבים. השירות מתאים בעיקר לעסקים קטנים, לפרילנאנסרים ולבעלי מקצועות חופשיים.