ניהול ספרים מלא מאפשר לעמוד בדרישות החוק מעסקים וארגונים ובנוסף מאפשר לבעלי העסק ומנהליו לקבל נתונים רלבנטיים וחשובים באמצעות דוחות הנהלת חשבונות שונים. כמו כן, ניהול תקין של הספרים הוא קריטי למעבר תקין של ביקורת מס הכנסה למשל.
הוראות ניהול ספרים – ניהול פנקסי חשבונות
תחת תקנות מס הכנסה מוגדרות גם הוראות ניהול ספרים, כאשר אלו נקראות גם הוראות ותקנות ניהול פנקסי חשבונות.
כל עסק מחויב על פי החוק לנהל את ספריו החשבונאיים, על פי ההגדרות הפרטניות של רשויות המס והמדינה הנקבעות לפי סוג העסק, מהות פעילותו, היקפי המחזור הכספי וכיוצא באלו. עסקים שונים מחויבים בחובת ניהול ספרים שונה – כך שחשוב מאוד לברר מראש ולדעת תמיד תחת אילו תקנות ודרישות העסק שלכם נמצא.
מן הסתם, אי עמידה בדרישות ניהול הספרים הפרטניות של עסק נחשבת לליקוי משמעותי, אשר יכול לגרור פסילת ספרים, הליכים משפטיים וכספיים קשים ומורכבים ושאר בעיות שללא ספק פוגעים בעסק, בבעליו ובהתנהלות העסקית הכוללת שלו.
כך, יש עסקים המחויבים בהנהלת חשבונות כפולה, מה שמצריך ניהול ספרים מלא מורכב ומקיף יותר, יש עסקים הנדרשים רק להנהלת חשבונות חד צידית, יש עסקים החייבים לנהל פנקס הזמנות, יש שחייבים לנהל רישום תנועת מלאי וכן הלאה עם הגדרות ספציפיות לעסקים שונים.
הבסיס של ניהול ספרים מלא
בבסיס, שירותי ניהול ספרים מלא כוללים רישום מדויק ותקני של הכנסות והוצאות העסק. נתונים אלו הכרחיים לצורך תשלומי המע"מ התקופתיים, לצורך הדו"ח השנתי למס הכנסה, לצורך חבות תשלומי הביטוח הלאומי וכן הלאה. היבט זה של ניהול ספרים מתבצע באמצעות פנקס תקבולים ותשלומים, כאשר כיום ברוב גורף של המקרים זה מתבצע במערכות הנה"ח ממוחשבות.
ניהול ספרים מלא לא כולל רק רישום מדויק של הכנסות והוצאות העסק, הגדרות הניהול המלא והתקין מצריכות גם להפיק מסמכים רלבנטיים לפי דרישות החוק והפעילות העסקית – חשבוניות מס קבלה, קבלות, וכדומה. זה כולל כמובן רישום מדויק של כל פעולה או עסקה בעלת משמעות פיננסית.
היבטים חשובים ומרכזיים אך פחות בסיסיים של ניהול ספרים מלא כוללים דרישות פרטניות לניהול ספרי העסק – כמו פנקס הזמנות למשל, ניהול תעודות משלוח, הזמנות רכש, ניהול מלאי וכן הלאה.
מודלים של ניהול ספרים בשירותי הנהלת חשבונות
שירותי ניהול ספרים מלא במסגרת שירותים של הנהלת חשבונות קיימים וזמינים כיום בכמה מודלים, כאשר אלו המרכזיים שבהם:
- ניהול חשבונות חיצוני על ידי משרד הנהלת חשבונות מקצועי – העברת כל המסמכים, הניירת והגישה לפרטים הרלבנטיים למשרד ניהול חשבונות חיצוני ומקצועי. אנשי המשרד מבצעים את ניהול הספרים המלא ומוודאים כי העסק מתנהל מבחינה זו לפי דרישות החוק. כך העסק מוודא כי גורם מקצועי מוסמך ומיומן עוסק בשוטף בניהול הספרים שלו. כאשר השירות כולל גם הפקת דוחות שונים, התנהלות מול רשויות המס וביטוח לאומי, התעסקות עם עובדים ומשכורות ועוד מכלול של היבטים.
- ניהול ספרים עצמאי דרך תוכנת הנהלת חשבונות – כיום עצמאים ועסקים קטנים רבים בוחרים לנהל את חשבונותיהם בעצמם, באמצעות תוכנות הנהלת חשבונות מתקדמות וזמינות המאפשרות זאת. תוכנות אלו כוללות לעיתים אפשרויות להפקת מסמכים שונים כגון חשבוניות מס וקבלות, לצד יכולות ניהול ספרים רבות.
לא משנה באיזה מודל בוחרים, ניהול ספרים מלא ותקין הוא חשוב מאוד ואף קריטי לכל עסק. חשוב להבין את הנושא ולוודא במלוא מובן המילה שספרי העסק מנוהלים כראוי, בהתאם להגדרות החוק המתאימות.