חשוב מאוד להכיר את המוסדות האלו ואת המהות של הנהלת החשבונות בהקשר לכל מוסד וגוף שכזה. התנהלות נכונה ותקינה מול המוסדות השונים היא קריטית, לא מספיק רק לנהל את הספרים לפי ההגדרות, חשוב גם לדווח בצורה נכונה ולבצע כשורה את כל הפעולות השונות מול כל מוסד.
ביטוח לאומי
עבור עסקים, העיסוק מול הביטוח הלאומי אינו מסתיים לאחר פתיחת התיק בתהליך הקמת העסק. עסקים קטנים שהם למעשה פרילנסרים אמנם לא מתנהלים הרבה מול הביטוח הלאומי למעט התשלומים השוטפים בכל חודש והסדרת התשלום / ההחזר בהתאם לשומת המס שהמוסד לביטוח לאומי מקבל מרשויות המס, אך עסקים אחרים בהחלט צריכים להתנהל מול המוסד.
מנהלי חשבונות, יועצי מס ורואי חשבון נדרשים במקרים רבים לעסוק בנושאים הקשורים לביטוח הלאומי, כאשר לרוב כאשר מדובר על ספק שירותי הנה"ח במיקור חוץ אז הוא גם המייצג של העסק מול הביטוח הלאומי.
עבודת אנשי הנהלת החשבונות בהקשר של המוסד לביטוח לאומי כוללת למשל הסדרת הניכויים לביטוח לאומי ממשכורות העובדים, הסדרת התשלום של בעל העסק / העצמאי לביטוח הלאומי, הסדרת תשלומי המעביד לביטוח לאומי (בגין שכר עובדים) והתנהלות שוטפת מבחינת חובות וזכויות העסק מול הביטוח הלאומי – מה שמצריך בחלק מהמקרים והעסקים היכרות מעמיקה עם חוק הביטוח הלאומי וכל התקנות הרלבנטיות של המוסד.
מע"מ
כל העסקים צריכים להתנהל במידה כזו או אחרת מול מס ערך מוסף, שהוא חלק מרשות המיסים כמובן. עוסקים פטורים לא עוסקים בשוטף במע"מ אך כן חייבים לנהל ספרים בהתאם להגדרות ולהגיש למע"מ הצהרת עוסק פטור לאחר סיום שנת המס, עם פירוט ההכנסות שלהם.
כל עסק מעל הגדרה של עוסק פטור מתנהל מול מע"מ באופן שוטף, תדיר ומורכב יותר, יש עסקים שפעם בחודש מחויבים להגיש דיווח למע"מ ויש עסקים שפעם בחודשיים.
מבחינת אנשי הנהלת חשבונות והעבודה מול מע"מ, תחומי הפעילות כוללים למשל ריכוז הוצאות והכנסות וחישוב דיווח המע"מ של העסק (קיזוז מע"מ תשומות ממע"מ עסקאות), הכנת והגשת הדו"ח החודשי / דו חודשי למע"מ, ביצוע התשלום התקופתי למע"מ (צ'קים, פנקסי תשלום מע"מ או באמצעות האינטרנט) והתנהלות כללית במהלך שנת המס או לאחר סיומה.
מס הכנסה
כמובן שמרכיב מהותי בעבודת מנהלי חשבונות לעסקים הוא עבודה מול מס הכנסה. ההתחשבנות הסופית מול מס הכנסה עבור עסקים מתבצעת בסיום שנת המס, אך מרבית העסקים משלמים גם מקדמות חודשיות למס הכנסה על בסיס תחשיבים שונים, שאותם מבצעים מנהלי החשבונות ו/או תוכנות הנהלת חשבונות.
ההתנהלות מול מס הכנסה נוגעת בעיקר להכנסות של עוסקים פטורים או עוסקים מורשים (עצמאים) במסגרת הגשת הדו"ח השנתי למס הכנסה, וכמו כן בהקשר של העסקת עובדים וניהול המשכורות – ניכויים למס הכנסה, דיווח לגבי נקודות זיכוי וכיוצא באלו.
מנהלי החשבונות גם מבצעים חישובים לגבי כמה מקדמות מס הכנסה על העסק לשלם, כאשר יש לכך נוסחאות קבועות המתחשבות בהכנסות ובהוצאות. כמו כן, ישנם תחומי התנהלות נוספים של הנהלת החשבונות מול מס הכנסה, בהתאם למקרים פרטניים של עצמאים, עסקים וכיוצא באלו.
מכס
אמנם נהוג לקשר את ההתנהלות העסקית מול המכס לאנשי יבוא-יצוא או למנהלי רכש, אך גם למנהלי חשבונות יש תחומי עיסוק מול המכס. העבודה של מנהלי חשבונות מול המכס כוללת למשל שחרור סחורות לפי המודלים והתעריפים השונים, ביצוע בדיקות חישובי מע"מ לגבי סחורות במכס, הצהרות חשבונאיות לגבי ערך של סחורות וכן הלאה.
גופים פנסיוניים
מנהלי חשבונות מתנהלים גם מול ובהקשר של גופים פנסיוניים – קרנות פנסיה, קופות גמל, קרנות השתלמות וכדומה. עבודה זו היא גם בהקשר להפרשות הסוציאליות והפנסיוניות השונות ממשכורות העובדים של העסק אך גם בהתנהלות הפנסיונית של עצמאים ובעלי עסקים – למשל ביצוע הפרשות לפנסיה, תחשיבים לצרכי ניצול מרבי ומיטבי של הטבות המס על הפרשות ושאר היבטים הקשורים לחיסכון פנסיוני של בעלי עסקים ועובדיהם.
לסיכום, עובדים העוסקים בהנהלת חשבונות צריכים ידע מקיף לגבי תחומים רבים ולגבי עבודה שוטפת מול מוסדות שונים. באתר תוכלו ללמוד באופן מפורט על כל מוסד וההיבטים המקצועיים של הנה"ח לגביו.