את השאלות הללו שואלים הרבה מאוד נציגויות של בתי משותפים, ואכן – אפשר אחרת. ניתן לעבור לניהול חשבונות וטיפול בכל הנושאים השוטפים על ידי חברת ועד בית חיצוני. חברה כזאת, שהיא למעשה חברה מקצועית של ניהול מבנים, מספקת ערך מוסף ויתרונות חשובים.
הטיפול בגבייה
יתרון חשוב מאוד במעבר לוועד בית חיצוני נשען על כך שסוף סוף לא צריך להתעסק עם כל אותם דיירים סוררים, שמסיבה כזאת או אחרת מפסיקים לשם את מיסי הועד. יש דיירים שאינם מתחמקים באופן מלא מתשלום מיסי הוועד אולם צריך לרדוף אחריהם פעם אחר פעם לפני שהם שולחים את היד לארנק או לעבר פנקס השיקים. עם חברת ועד בית חיצוני, כל אלה הם נחלת העבר.
נציגות הבית המשותף לא צריכה לעסוק בענייני גבייה ואיסוף הכספים. הועד החיצוני מטפל בכך והוא גם אחראי על הפעלת אמצעים שונים מול סרבני תשלום. למותר לציין שחלק מאותם סרבני תשלום מוצאים זאת הרבה פחות נוח להתמודד מול חברה מקצועית שמכירה שיטות גבייה מקצועיות ואשר לא מערבת שיקולים סנטימנטליים. כשאין היכרות אישית או חברות, מדובר בעניין עסקי ופיננסי בלבד.
דוחות תשלומים והוצאות
לא כל ועד בית חיצוני מחליף לחלוטין את הצורך בנציגות של בית משותף. ועד נבחר יהיה אחראי על הקשר מול הועד החיצוני, אולם מדובר בתפקיד קל ופשוט. הועד החיצוני הינו גוף שאמור לפעול באופן מסודר, עם מערכת ממוחשבת או פנקס מסודר ובו רשומים כל ההוצאות וכל ההכנסות. ועד חיצוני שומר את כל הקבלות על תשלומים והוצאות והכל שקוף ונתון לפיקוח ולביקורת.
מלבד עבודה מסודרת עם דוחות מפורטים, יכולות חלק מחברות ניהול המבנים להציע מחירים נוחים עבור שירותי אחזקה, תיקונים, ניקיון. הגם שאנשי האחזקה עשויים להיות נותני שירות נפרדים, הרי שלוועד החיצוני שעוסק בניהול של מבנים רבים ושונים יש כוח קניה כלכלי. במילים אחרות, איש ניקיון או מדביר שעובד עם חברת ניהול מבנים שמתחזקת עשרה בניינים או יותר בהחלט ייטה להציע מחירים נוחים יותר, סוג של הנחת כמות.
אפשרויות תשלום מגוונות
יתרון נוסף שניתן למצוא בניהול חשבונות, כאשר נמצא בתמונה ועד חיצוני, נשען על מגוון אמצעי תשלום. אם וועד בית רגיל גובה את מיסי הוועד באמצעות שיקים דחויים או תשלומי מזומן, וועד חיצוני עשוי להציע פתרונות נוספים. יש חברות ניהול שניתן להתנהל מולן גם בכרטיס אשראי, ויתכן שבעתיד נראה גם אפשרויות תשלום מקוונות כסטנדרט.
בטוח עם ביטוח
חברות ניהול וועדי בתים חיצוניים מקצועיים לא מוותרים על נושא חשוב בעל היבט פיננסי וחשבונאי ממעלה ראשונה – הביטוח. ביטח עבור בתים משותפים הינו מכשיר פיננסי בעל ערך רב. מדוע? ראשית, הביטוח יפצה את הדיירים במידה ונוצר נזק ברכוש המשותף כתוצאה מהצפה, שריפה וכדומה. שנית, הביטוח מעניק כיסוי במידה ודייר או צד ג' כלשהו ניזוק בתחומי המבנה. מישהו מעד במדרגות? עובד הניקיון שבר את ידו במהלך העבודה? כאשר ועד חיצוני מטפל בכך וגם משלם את פרמיית הביטוח בזמן – הדיירים יכולים לישון בשקט.
ומה עם כל התשלומים המגיעים לאנשי המקצוע הקבועים? דמי ביטוח לאומי לעובד הניקיון, למשל? ומה עם טיפול בכל נושאי תחזוקת המעלית והגינה? בכל אלה יטפל הועד החיצוני למען כלל הדיירים ורווחתם.
עוד על יתרונות ניהול חשבונות ותקצוב הוצאות תפעול בניין על ידי ועד בית חיצוני