הוצאות ותשלומים של העסק יתועדו על פי מערכת הכללים של חשבונאות מקובלת. כל הרישום והתיעוד, שיש ללוות אותו במסמכים מתאימים, יתבצע כמקובל ולפי לשון החוק ב"פנקסי חשבונות". מובן, שהמילה פנקסים איננה מכוונת אך ורק לרישום שבכתב יד בפנקס או במחברת. ניתן בהחלט לבצע את ניהול פנקסי החשבונות באופן ממוחשב. זאת ייעשה אך ורק בתוכנה או באמצעים שמותרים לשם כך.
רישום ניהול קופה
לא כל עסק מנהל קופה רושמת או לצורך התחשבנות כספית. עם זאת, כאשר מדובר בעסק שיש ברשותו קופה כאמור הרי שהוא מחויב לשלב תוך כדי ניהול פנקסי החשבונות של ספר רישום המכונה "ספר קופה".
ספר הקופה, ממש כמו פנקסי החשבונות כולם, יכול להתבסס על רישום ידני אולם כיום בדרך כלל הרישום בספר מבוסס על מערכת אוטומטית. כאשר מדובר בקופה רושמת, חלק מרכזי של ספר הקופה יהיה סרט התשלומים, כלומר אותו פלט שמספקת הקופה עם כל קליטה של תקבול. החובות לעניין ספר הקופה יהיו:
- תיעוד קבלת כל תשלום ותקבול.
- רישום התאריך שבו התקבל כל תקבול.
- רישום של יתרת קופה, באופן שיאפשר מעקב ואימות ביחס לתקבולים שהתקבלו בכל עת באופן של סיכום יום, סגירת יום וכדומה.
- במידה ומתקבלים אמצי תשלום אחרים, שאינם מזומן (שיקים) יש לפרט פרטי השיק לצורך זיהוי (מספר שיק, מספר חשבון ממנו משוך השיק וכדומה).
רישום מלאי
כאשר מדובר בעסק הכולל מחסן, מרכז לוגיסטי ובכלל – כזה שיש בו תנועה של כניסה ויציאת מלאי, יש לבצע רישום מלא של תנועה זו בספר תנועת מלאי או לחילופין בספר כניסת טובין. תנועת המלאי חייבת להירשם באופן זה:
- רישום לתחילת שנה – מהי כמות המלאי או הטובין שהיו בידי העסק.
- כניסת מלאי או טובין – יש לרשום בספר כל מלאי שהתווסף למחסן או לעסק בכלל.
- יציאת מלאי או טובין – יש לרשום בספר כל יציאה של מלאי – בין אם הועבר לעיבוד, בין אם נמכר ללקוח, בין אם הוכרז כמלאי שנפגם וכדומה.
- רישום סוף שנה – יש לבצע רישום של כמות המלאי ליום האחרון של השנה. במידת הצורך, יש לבצע ספירת מלאי בעין.
רישום תקבולים ותשלומים
מערכת ממוחשבת או ספר ייעודי ומרכזי נוסף המצוי בחובת ניהול ספרים ופנקסי חשבונות הם אלה שבהם יש לתעד כל תקבול ולציין כל תשלום. הרישום יכול להתבצע בשיטה מקובלת, המתאימה לאופי העסק וטיבו וכפי שהורה על כך החוק או פקיד השומה. הרישום יכול להתבצע בשיטת החשבונאות החד צידית לרוב בעסקים קטנים או פשוטים, כאשר בעסקים גדולים או מורכבים ייעשה הרישום בדרך כלל בשיטת החשבונאות הכפולה. לעיתים תאושר שיטת רישום מסוג שיטת המזומן.
בספר התקבולים והתשלומים יש לתעד:
- כל תקבול המציין הכנסה – בין אם במזומן, בין אם בשיק, בין אם בכרטיס אשראי ובכל אופן אחר.
- כל הוצאה, תשלום, סכום ששולם בין אם במהלך ניהול העסקים הרגיל ובין אם לאו.
- במקביל לרישום, יש לשמור כמובן את כל מסמכי העסקה במסגרת התיעוד הנדרש – חשבוניות, קבלות וכדומה.
חובת שמירת הנתונים
פנקסי החשבונות או לחילופין הרישום במערכת החשבונאות הממוחשבת וכל המסמכים והתיעוד המקושרים אליהם חייבים להישמר לצרכי ביקורת על פי כללי ההתיישנות. במילים אחרות, אין לגרוס, להשמיד או למחוק קבצים במשך שבע שנים.