לכל עסק הגדרות ניהול החשבונות הרלבנטיות אליו מבחינת הוראות החוק, כאשר ניהול ספרים תקין הוא חובה ואין על כך פשרות או פרשנויות. יש כמה דרכים בהן ניתן לנהל את חשבונות העסק, דרכים אלו כוללות ניהול עצמי (עבור עצמאים ופרילנסרים למשל), ניהול ע"י עובדי הנה"ח פנימיים וכמובן הנהלת חשבונות במיקור חוץ.
הנהלת חשבונות במיקור חוץ היא המודל המקובל והנפוץ ביותר, מטעמים הגיוניים תפעולית וכלכלית. כך שמרבית העסקים אינם מעסיקים עובדי הנה"ח באופן פנימי ואינם מנהלים את חשבונותיהם באופן עצמאי, בעיקר לא עסקים קטנים ובינוניים המצריכים התעסקות רבה בניהול החשבונות והיכרות מעמיקה עם פרטי התחום. עסקים אלו מעבירים את ניהול הספרים והחשבונות לגורם חיצוני מקצועי.
מיקור חוץ
מיקור חוץ (Outsourcing) הוא ביטוי ששומעים רבות עליו בשנים האחרונות, כאשר למעשה הנהלת חשבונות במיקור חוץ מהווה את אחד התחומים הותיקים והמקובלים ביותר מבחינת שירותים המועברים לגורם מקצועי, מחוץ לארגון / לעסק.
מהותו של מיקור החוץ היא הוצאת פעילויות מסוימות החוצה מהארגון לגורם אחר שיבצע אותן תמורת תשלום מוגדר. ההיגיון הוא הוצאה החוצה של פעילויות שאינן במוקד הפעילות העסקית והתפעולית של הארגון, כמו גם פעילויות המצריכות ידע מקצועי נרחב ומורכב לצורך ביצוען האופטימאלי – כך שהגיוני מאוד שעסקים וארגונים רבים בוחרים לבצע את הנהלת החשבונות שלהם במודל של מיקור חוץ.
ספקי שירותי הנה"ח במיקור חוץ
כאשר מדובר על הנהלת חשבונות במיקור חוץ ישנם כמה ספקי שירותים נפוצים שעסקים וארגונים עושים בהם שימוש. בכל מקרה מדובר על גורם חיצוני לאותו עסק מסוים, ללא יחסי עובד-מעביד אלא במודל של תשלום "קבלני" על שירותי ניהול החשבונות. הגורמים המקובלים המספקים שירותי הנהלת חשבונות במיקור חוץ הם:
- משרדי הנהלת חשבונות – משרדים מקצועיים המתמחים במתן שירותי ניהול חשבונות לעסקים. במשרדים אלו עובדים לרוב מנהלי חשבונות מוסמכים בכל הדרגות השונות.
- משרדי יועצי מס – יועצי מס רבים מספקים גם שירות נלווה או אפילו מרכזי של הנהלת חשבונות. גם כאן האנשים המבצעים בפועל את ניהול החשבונות והספרים הינם מנהלי חשבונות מוסמכים.
- משרדי רו"ח – רואה החשבון הוא הסמכות החשבונאית העליונה מבחינת ניהול חשבונות והתנהלות חשבונאית. משרדי ראיית חשבון רבים מציעים גם שירותי ניהול חשבונות במיקור חוץ, כולל הפקת דוחות מורכבים והתנהלות של רואה החשבון מול הרשויות ועם בעלי העסקים.
באופן כללי, ככל שפעילות העסק / הארגון הינה גדולה יותר, בעלת מחזור כספי גבוה יותר ומורכבת יותר מבחינה עסקית, פיננסית וחשבונאית, כך יהיה צורך בשירותי הנה"ח מקיפים ורבים יותר. עסק קטן מאוד ועצמאים העובדים כפרילאנסרים על פרויקטים שונים למשל יכולים בהחלט לקבל שירות מלא ואיכותי ממשרדי הנה"ח קטנים ויועצי מס, אך עסקים בינוניים וגדולים יותר צריכים לרוב כבר שירות מקיף ומורכב הכולל מעורבות של רואה חשבון.
מהות השירות
שירות הנהלת חשבונות במיקור חוץ כולל את כל היבטי ניהול החשבונות של העסק, פשוט שגורם חיצוני מקצועי מבצע את העבודה ולא גורם פנימי. כל המסמכים והפרטים השונים צריכים להיות מועברים למנהל החשבונות, כולל גישה לחשבונות ולנתונים שונים.
ספק שירות הנהלת חשבונות במיקור חוץ מרכז חשבוניות וקבלות, מבצע רישום וניהול ספרים, מתנהל מול הרשויות השונות כגון מע"מ ומס הכנסה, מפיק דוחות עסקיים רלבנטיים וכן הלאה בהתאם לצורך – התשלום הוא או במודל חודשי או במודל שנתי על השירות. יש שירותים בתשלום נוסף כגון הגשת הצהרת הון, הגשת דו"ח שנתי, הכנת משכורות וכן הלאה.
המודל של הנהלת חשבונות במיקור חוץ מאפשר לקבל שירות מקצועי, מקיף ואיכותי, בלי הצורך להעסיק עובדי הנה"ח פנימיים.
הנהלת חשבונות במיקור חוץ – מה הם היתרונות השונים של ניהול החשבונות דרך מיקור חוץ?
כאשר מדברים על ניהול של החשבונות, אזי שחברה או עסק יכולים להתנהל כלכלית באחת מתוך שלוש דרכים נפוצות כיום לניהול החשבונות של החברה – ניתן לנהל כאמור את כל החשבונות של העסק בצורה עצמאית לגמרי, ניתן להעסיק עובד תחת החברה שיהיה אחראי על ניהול החשבונות של כלל החברה, ובנוסף, העסק יכול לפנות לשירותים של מיקור חוץ. לא סתם, מרבית העסקים כיום במדינת ישראל בוחרים לפנות לשירותים של הנהלת חשבונות במיקור חוץ, בשל היתרונות הרבים שהנהלה זו של החשבונות מחזיקה תחתה.
להלן מספר יתרונות של הנהלת חשבונות במיקור חוץ עבור העסק שלכם:
- עלויות – עלויות ניהול החשבונות כאשר מבצעים הנהלת חשבונות במיקור חוץ העלויות נמוכות יותר
- מקצוענות – כיום פועלות במדינת ישראל מספר חברות גדולות שמתמחות בהנהלת חשבונות של בעלי עסקים
- פיקוח – הנהלת חשבונות במיקור חוץ דואגת לבצע פיקוח מלא על המצב הכלכלי של העסק שלכם
כעת, כל שנותר לכם הוא לבחור משרד מקצועי שיבצע עבורכם את כל מה שקשור לנהלת החשבון, קרי משרד רואה חשבון מקצועי. מומלץ לבצע את הבחירה שלכם על פי הקריטריונים הבאים:
- סוג העסק – יש הבדל בין עוסק פטור, עוסק מורשה וחברה בע“מ. מומלץ לבחור רואה חשבון שמתמחה בהנהלת חשבונות בהתאם לסוג העסק שבבעלותכם.
- המלצות- כדאי לשוחח עם אנשים שאתם מכירים כמו קולגות, חברים ובני משפחה שבבעלותם עסק ולהתייעץ לגבי משרד הנהלת חשבונות מומלץ.
- מחיר סוגי שירותים- בדקו היטב את כל סוגי השירותים עליהם יהיה אחראי עבורכם משרד רואי חשבון ומשרד הנהלת חשבונות, אל מול התשלום החודשי שאתם משלמים.
- זמינות – יש היום משרדים מאוד גדולים המעסיקים עשרות ואפילו מאות עובדים. במקרה כזה, שווה שיהיה לכם איש ליצירת קשר איתו אתם יכולים להתכתב בווטצ‘אפ או במייל, מישהו שאתם יכולים לסמוך עליו במאה אחוז ו“יסגור“ לכם את כל הפינות.
לסיכום, יש חשיבות רבה בבחירת משרד הנהלת חשבונות מקצועי ויסודי, החלטה ששווה להשקיע בה מאמץ רב, שכן היא תשפיע על התנהלות העסק כולו.