אך לא כל עסק מחויב באותן הוראות ניהול ספרים וכמובן שככל שהעסק קטן יותר כך הדרישות החשבונאיות ממנו פשוטות ובסיסיות יותר. כך, כל עסק נדרש לפעול במסגרת הוראות ניהול ספרים הרלבנטיות אליו, כאשר סוג העסק ונתונים שונים לגביו משפיעים על הגדרות ניהול החשבונות הפרטניות החלות עליו.
משום שקיימת חובת ניהול ספרי חשבונות כדין, הביצוע הנכון והתקני של ניהול הספרים של העסק הוא קריטי ומהותי לצורך התנהלות חוקית, כמו גם לצורך התנהלות עסקית יעילה ושימושית. מיותר לציין כי אי מילוי מלא ותקני אחר הוראות ניהול ספרים הרלבנטיות לעסק עשוי לגרור השלכות כגון קנסות, פסילת ספרים והליכים משפטיים או רגולטוריים שונים מול רשויות המס או אף מול המשטרה.
ההגדרה הכללית של ניהול ספרים
ראשית כל, נגדיר באופן כללי מה זה בכלל ניהול ספרים. הכוונה היא לרישום חשבונאי של פעולות פיננסיות (כספיות ושאינן כספיות) הרלבנטיות לעסק. ניהול ספרים הוא ניהול חשבונות, כאשר במסגרת הוראות ניהול ספרים מפורטות הפעולות היישומיות השונות שעל העסק לנקוט בהן וכן עם אילו מסמכים עסקיים עליו לעבוד.
כך, הוראות ניהול ספרים כוללות הגדרות פרטניות לגבי סוג הנהלת החשבונות שיש ליישם, כיצד ומתי להפיק חשבוניות מס וקבלות, האם חובה על העסק לנהל ספרים מסוימים ולהפיק מסמכים מסוימים וכן הלאה.
מנהל רשות המיסים קובע לגבי הוראות ניהול ספרים רלבנטיות לסוגי עסקים שונים, ההוראות עצמן מתפרסמות במסגרת הוראות מס הכנסה (ניהול ספרי חשבונות). המטרה של ניהול ספרים לפי הגדרות מדויקות היא לייעל את תהליכי הרישום החשבונאיים ולהתאים אותם לסוגי עסקים רלבנטיים, כמו גם על מנת להקשות על עסקים להעלים הכנסות, להגדיל מלאכותית את ההוצאות ולהימנע מתשלום מס אמת.
החוק קובע כי יש לשמור בצורה מסודרת את ספרי החשבונות למשך לפחות 7 שנים.
גורמים מרכזיים המשפיעים על הוראות ניהול ספרים
כאמור, הוראות ניהול ספרי החשבונות נקבעות לפי סוג העסק ונתונים רלבנטיים לגביו. גורמי ההשפעה המרכזיים הינם תחום העיסוק של העסק (יש תחומים המחייבים ניהול ספרים מסוים ללא קשר למחזור הכנסות למשל), היקף המחזור העסקי ומספר העובדים שהעסק מעסיק – מבחינה זו אין הבדל בין חברה בע"מ לבין עצמאי המנהל עסק.
הגדרת סוג הנהלת החשבונות
היבט מהותי של הוראות ניהול ספרים הוא סוג הנהלת החשבונות שהעסק נדרש ליישם. ישנן שתי שיטות לניהול חשבונות, הנהלת חשבונות חד צידית הכוללת היבטים פשוטים ובסיסיים יותר ומיועדת לעסקים קטנים בעיקר והנהלת חשבונות כפולה/דו צידית הכוללת היבטים מורכבים יותר ורלבנטית בעיקר לעסקים בינוניים וגדולים כמו גם לעסקים בתחומי פעילות מסוימים.
מבחינת הגדרות ניהול הספרים, עוסק פטור נדרש לרמה הבסיסית ביותר של ניהול ספרים – רק הנפקת קבלות, ניהול ספר פדיון יומי ותיק תיעוד חוץ (שמירת כל המסמכים הקשורים לניהול העסק). לעוסקים מורשים הגדרות שונות ורלבנטיות לפי הפרמטרים שהוגדרו לעיל.
במסגרת הוראות ניהול ספרים והגדרת סוג הנהלת החשבונות שכל עסק צריך ליישם מוגדרים מסמכים עסקיים שעל העסק להשתמש בהם לצרכי תיעוד נדרשים.
מסמכים עסקיים – תיעוד חשבונאי
הוראות ניהול ספרים כוללות מסמכים עסקיים שונים שעל עסקים להשתמש בהם, גם כאן יש חשיבות לסוג העסק ולהגדרות ניהול הספרים התקפות לגביו. המסמכים השונים הם:
- קבלות
- חשבוניות מס (גם חשבוניות מס/קבלה)
- חשבוניות עסקה
- ספר הזמנות – יש סוגי עסקים המחויבים לנהל ספר הזמנות
- תעודות משלוח
- ספר תנועות מלאי
- ספר לקוחות
- חשבון עבודה