תוכנה לניהול פרוייקטים יכולה לייעל את זרימת העבודה שלכם ושל הצוות שלכם בכללותו על כל צעד ושלב שאתם עוברים יחד או לחוד. בחירה נכונה של תוכנה לניהול פרויקטים חייבת להיעשות בשיקול דעת ובבחינה של כל אלמנט ומאפיין שיש בה, כיוון שלא כל תוכנה מתאימה לכל סוג של עסק או חברה ויש מקרים בהם התוכנה עלולה רק לסבך את העניינים ולהפוך גם משימות פשוטות למורכבות ולא מובנות.
איך אתם יכולים לדעת איזה מהכלים הקיימים יעשה את העבודה עבור הפרויקט שלכם בצורה הכי טובה ויעילה שיש, עם מקסימום תפוקה ותועלת?
זהו את האילוצים שלכם
אתם חייבים להגדיר ולזהות את כלל האילוצים שלכם בקשר לפרויקט. פרמטרים שאתם חייבים לעבוד על פיהם ובתוכם. למשל, ייתכן שלחברה מסוימת יש תקציב מוגדר מראש לאפליקציה או תוכנה לניהול פרוייקטים, חברה אחרת עשויה להזדקק לאפליקציה שתומכת בעבודה עם צוות בסדר גודל מסוים ואילו חברה מסוימת אחרת עשויה להזדקק לאפליקציה שיש לה אפשרות להשתמש בממשקים נוספים ובשילוב עם תוכנות מסוימות אחרות.
מנהלים פרויקט בצורה הכי אינטגרלית ונוחה
ערכו רשימה מסודרת של כל האתגרים והאילוצים שאתם עשויים להיתקל בהם בהקשר לבחירת ושימוש התוכנה המתאימה והאידאלית לניהול הפרויקט. השתדלו להיות כמה שיותר ספציפיים ומעשיים, בכדי שיהיה לכם ברור אילו מהאפשרויות הקיימות לבחור ואיזה לסנן.
קריטריונים לבחירת תוכנה לניהול פרוייקטים כוללים בין היתר תקציב, גודל הצוות, אפשרויות אינטגרציה פנימיים או חיצוניים, יכולות הרשאות וביקורת או אישורים של גורמים מסוימים, ממשק גישה לאורחים, אפשרות למלא דוח רווח והפסד, קיבולת אחסון מידע, רמת אבטחת מידע ועוד.
בדוק כל אפליקציה בעצמך
כמעט בלתי אפשרי לקבל החלטה נבונה לגבי בחירת תוכנה לניהול פרוייקטים מתאימה מבלי לנסות ולהשתמש בה קודם, ולא רק להסתמך על מה שאחרים רושמים עליה. תוכנות רבות מספקות תקופת ניסיון בחינם, נצלו זאת!
אלמנטים נוספים שהם בגדר חובה בתוכנה
לוח זמנים שמתעדכן, יצירת משימות חדשות או סגירה של משימות שהסתיימו, חלוקת עבודה של משימות לכל אחד מאנשי הצוות וכמובן יצירה של קבוצות או חלוקת עבודה יעילה, יצירה וקבלה של התראות, חיפוש אלמנטים, אפשרויות התאמה אישית לפרויקט שלכם, ממשק תצוגה אישית לכל אחד מאנשי הצוות, אפשרות (במידה ורלוונטי) של אינטגרציה עם תוכנות או אפליקציות אחרות שהפרויקט זקוק להן, פונקציונליות על דיווח באגים, כלים להנהלת חשבונות כולל דוח רווח והפסד, יכולת תקשורת ואפשרות לשלוח הודעות בין חברי הצוות לכלל המשתתפים או לאותה יחידה.
לא להתפשר על תוכנה לניהול פרוייקטים
תחשבו שאתם משקיעים את מלוא מרצכם על פרויקט שחייב להיעשות בצורה היעילה והאידאלית ביותר. לוח הזמנים מתקתק, אין פנאי לבזבז על ממשקים לא נוחים שיגזלו מכם זמן רב בניסיון להבין כיצד הם עובדים. עליכם לבחור בממשק תוכנה לניהול פרויקטים שתהיה נוחה לשימוש על כולם או לפחות רוב חברי הצוות – זה מה שמביל לתפוקה היעילה ביותר!