לא רק חברות בורסאיות נדרשות להציג דוחות כספיים למשקיעים בפועל או בכוח וכן לחברי הדירקטוריון. גם חברות שפעולות ללא כוונת רווח כגון מלכ"רים ועמותות צריכות להציג דוחות כספיים כגון דוח שנתי.
דוח זה נועד לספק מידע חשוב לבעלי תפקידים ולחברי הוועד המנהל אך גם לרשם העמותות. ללא הצגה של דוח שנתי מתאים לא תוכל העמותה לקבל אישור על כך שהיא פועלת על פי כללי ניהול תקין.
חשיבות דוח שנתי לרשם העמותות
מרבית ההכנסות של עמותות למיניהן מגיעות מתורמים פרטיים או מגופים שונים. גם מוסדות מסוימים כגון מפעל הפיס וכן גופים ממשלתיים מעבירים הקצבות מסודרות לעמותות שאת פעולתן רוצים לקדם. מבחינת מנהלי העמותות, דוח שנתי לרשם העמותות הינו מסמך חשוב ביותר לא רק מפני שהוא מראה להם את גובה ההכנסות מתרומות, מענקים והקצבות אלא גם מפני שהוא מאפשר להגיש בקשה להקצבה או לקבלת תרומה מצד תורמים או גופים שחפצים בשיתוף פעולה רק עם עמותות לגיטימיות.
דוח שנתי, שמספק נתונים אודות דרך ניהול העמותה והשימוש בהכנסות מתרומות מאפשר לרשם העמותות לקבל תמונת מצב על כל עמותה ועמותה המגישה בקשה לאישור על ניהול תקין. למעשה. העמותות מחויבות להציג כמה מסמכים ואישורים, המשלימים ומרחיבים את נתוני הדוח השנתי. בין היתר, מדובר בפרוטוקולים של ישבות, רשימת מקבלי השכר הגבוה של העמותה, דוח על תרומות ממדינה זרה או תושבי חוץ ועוד.
כללים לעריכת דוח שנתי לרשם העמותות
דוח שנתי לרשם העמותות שאותו מגישים לרשם העמותות חייב להיות ערוך ומנוסח על פי הכללים החשבונאים המקובלים, המאושרים על ידי מועצת רואי החשבון. כאשר ישנם כללים ייחודיים הנוגעים למלכ"רים ולעמותות, חייב הדוח להיות ערוך ומבואר בהתאם לכללים הללו. דוח שלא ינוסח בהתאם או כזה שיהיה בו כדי להטעות את הקורא בו יהיה לא תקין ולא מקובל.
את דוח שנתי לרשם העמותות יש להגיש מדי שנה בשנה, לאחר שנעשו צעדים שיבטיחו את העברת כל הנתונים הכספים הרלוונטיים לידי עורכי הדוח. על הדוח חייבים להיות חתומים בעלי תפקידים בכירים מהנהלת העמותה. לרוב, עורכי הדוח יהיו אנשי כספים, מנהלי חשבונות ורואי חשבון בעלי הסמכה מתאימה. נכון למועד זה, הדוח חייב להיות מותאם לכללי גילוי הדעת 69 ובכפוף תקן מספר 5.
חלקי הדוח השנתי
האופי הכללי של דוח שנתי לרשם העמותות שיוגש לרשם העמותות מחייב אותו להיות מורכב מכמה חלקים:
- מאזן – כמאזן חשבונאי יכלול הדוח נתונים על נכסים ועל התחייבויות על העמותה.
- דוח על הפעילויות – מציג נתונים על הפעולות מאותה השנה, במונחים כספיים ולפי סעיפים.
- דוח על השינויים בנכסים נטו – יצביע על שווי הנכסים, על מכירה או קניה של נכסים שונים.
- דוח על תזרימי המזומנים – מצביע על תנועות לא במונחים חשבונאיים אלא במונחים של כניסה ויציאה של כסף (לא נלקחות בחשבון התחייבויות עתידיות, למשל).
- ביאורים לדוחות הכספיים – כמקובל, הביאורים באים להסביר נתונים שונים והם מהווים חלק בלתי נפרד מכל דוח כספי שאותו תגיש העמותה לרשם העמותות.
חשוב להזכיר שבדוח שנתי של עמותות יהיה מצוין במפורש כל מקרה שבו נכס המצוי בבעלות העמותה ניתן לה תחת הגבלה. היבט מיוחד זה, שלא קיים בדרך כלל בחברות ובגופים שפועלים למטרות רווח, מכיר בכך שתורמים עשויים להעביר לעמותה רכוש או נכסים תחת הגבלות בנושאי השימוש או העברת בעלות.