ניהול ספרים – חובה וגם זכות
ניהול ספרים הוא פעולה חשבונאית שיכול לבצע בעל העסק בעצמו אך לרוב הדבר נעשה בסיוע של מנהל חשבונות, יועץ מס או רואה חשבון. ניהול ספרים הוא חובה עבור כלל העצמאים והעסקים בישראל, כל אחד על פי מאפייני הפעילות, אופי העסק וקריטריונים נוספים.
מעבר לעובדה שניהול ספרים תקין הוא חובה, יש בכך גם זכות ותועלת חשובה. עסקים שמנהלים רישום מדויק של הכנסות והוצאות, עסקים שנעזרים ברואה חשבון, מסוגלים לזהות ולאתר בשלב מוקדם בעיות בניהול העסקי, מעילות, טעויות מצד גורמים שלישיים (בנקים, ספקים, לקוחות). ניהול ורישום חשבונאי כאמור גם חיוני לניצול הטבות מס שונות ולעיתים גם לצורך קבלת החזרים במצב של תשלומי יתר. במילים אחרות, למרות שניהול ספרים ופנקסים הינו חובה, זהו צעד חשוב לניהול תקין ולמניעת טעויות ושגיאות עסקיות.
ניהול ספרים לפי אופי העסק
חובת ניהול הספרים איננה אחידה. ישנם עסקים קטנים או זעירים, ישנם עסקים גדולים ובינוניים, ישנן חברות מורכבות וכן כאלה הרשומות למסחר בבורסה (חברות ציבוריות). אין דין ניהול הפנקסים של עסק קטן או של עצמאי זעיר כדין ניהול הפנקסים של חברה גדולה. ככל שמדובר בחברה גדולה ומורכבת יותר, כך ניהול הספרים אמור להיות מדוקדק, קפדני ומבוצע על פי כללים מורכבים יותר.
בחלק מהמקרים ניתן לבצע ניהול ספרים בשיטה חשבונאית הנקראת "חד צידית". ישנם עסקים שעבורם חיוני להתנהל בשיטה המכונה "חשבונאות כפולה". ישנם עסקים ועצמאיים שיכולים להתנהל בשיטת המזומן ויש עסקים שחל עליהם איסור לנהל ספרים על פי שיטת המזומן.
יש לציין שבחברות גדולות, ניהול הספרים מתחילה בעבודתו של מנהל החשבונות או רואה החשבון שהוא עובד שכיר של העסק. בעסקים קטנים יותר, מקובל לשכור את שירותיהם של מנהלי חשבונות או משרדים לראיית חשבון אשר מבצעים את עבודת ניהול הספרים עבור לקוחות המשרד כשירות עסקי.
ביקורת, פסילה וקנסות
עבור מי שחושב שחובת ניהול הספרים איננה משמעותית עבורו כדאי לדעת שלא כך הוא. רשות המיסים, מס הכנסה ומס ערך מוסף עורכים מעת לעת ביקורות בקרב משרדי רואי חשבון, בקרב חברות ואף בקרב עצמאיים בכדי לוודא שהם עורכים את כל הרישומים כנדרש. יש לדעת שלא די לבצע רישום בבחינת לצאת ידי חובה שכן ספר חשבונות שלא נרשם בצורה נכונה ומפורטת עשוי להיפסל. פסילה או אי ניהול ספרים כלל יכולים להיחשב לעבירה פלילית והדבר עשוי גם לגרור קנסות כבדים, זימון לחקירה ואי נוחות רבה.
ניהול ספרים ממוחשב
בין אם מבצעים את ניהול הספרים באופן עצמאי, בעסק עצמו, ובין אם עושים זאת על ידי משרד רואי חשבון, הדבר מבוצע בדרך כלל באופן ממוחשב. רק עסקים זעירים יכולים להסתפק ברישום הוצאות והכנסות בספר הכנסות והוצאות בלי לעדכן את הדברים במקביל גם בתוכנת הנהלת חשבונות. ניתן לעשות שימוש במגוון רחב של תוכנות ניהול ספרים כאשר התנאי היחיד הוא שהן מאושרות לשימוש על ידי רשות המיסים. בחלק מהתוכנות המתקדמות ישנה אופציה לא רק של רישום חשבונאי אלא גם של הפקת חשבוניות וקבלות ושל שליחתן במייל ללא צורך בחתימה נוספת.