תיק ניכויים והחשיבות שלו לעסק

על מנת לפתוח עסק חדש, ואין זה משנה אם מדובר על עסק גדול או על עסק קטן, על פרילנסר עצמאי או על מפעל המעסיק מאות עובדים, על בית תוכנה ובו מספר מצמצם של עובדים או על חנות מכולת שכונתית, צריך לבצע סדרה של פעולות חשובות.

עוד לפני בניית תוכנית עסקית, השקעה בפרסום ויצירת קשר עם ספקים שונים ולעיתים במקביל לצעדים ראשונים בהתנהלות, חשוב להגדיר נכון את העסק אל מול הרשויות השונות. הגדרות אלה ישפיעו את ההתנהלות בהמשך ולא פחות חשוב מכך – הן יסדירו וישלימו את החובות החוקיות של היזם, העצמאי או כל התאגדות אחרת.

בין הפעולות הבסיסיות שצריך לבצע ניתן למצוא את:

• רישום העסק במשרדי מס הכנסה.
• רישום העסק במשרדי מע"מ (מס ערך מוסף).
• רישום העסק במוסד לביטוח לאומי.
• הסדרת הנושא של תיק הניכויים.

לאחר מכן, צריך כמובן להמשיך את התקשורת עם כל אותם גופים אלה, לדווח להם על הכנסות ועל הוצאות, על תשלומים ועל העברות, על רווחים ועל נושאים רבים אחרים. דיווחים שוטפים, לצד טיפול בנושאים חשבונאים של פתיחת העסק, נעשים על פי רוב בסיוע של גופים מקצועיים, המתמחים בנושא.

חברות שמתמחות בשירותי הנהלת חשבונות יהיו, על פי רוב, אחד המקומות הראשונים שבהן נעזר יזם עסקי או מי שמקים חברה חדשה. בין היתר, משרדים לשירותי הנהלת חשבונות, לעיתים בליווי של מומחים כגון מנהלי חשבונות, רואי חשבון או יועצי מס, יטפלו בנושאים הבירוקרטיים השונים. דבר זה מוריד מעל כתפי המנהל או היזם עומס רב ומאפשר להתמקד בעבודה השוטפת של ניהול והצלחה.

מהו תיק ניכויים?

בעוד ישנם עסקים קטנים, שמבוססים על עבודה עצמאית של אדם אחד (שיכול להיות מכונה גם בשמות עצמאי, פרילנסר או עוסק פטור) ישנם גם עסקים אחרים שאינם יכולים להתבסס על עבודתו של אדם יחיד. עסקים כאלה לרוב יזדקקו לשיתוף פעולה הדוק עם גורמים שונים, לצורך הפקת תשומות, ולכן יועסק מלבד המנהל גם עובד שכיר אחד לפחות.

בישראל, מחויב כל אדם המעסיק עובדים להפריש עבורם תשלומים שונים. תשלומים אלה, חלקם משולמים ישירות לעובד בעוד שחלק אחר שלהם מועבר למוסדות שונים, על פי החוק. תשלומים אלה מכונים "ניכויים" או "ניכוי במקור" והחובה על העברתם במועד ובסכום הנכון מוטלת על המעסיק.

כדי לעמוד בחובה זאת נהוג, כאמור, להיעזר באנשי מקצוע בתחום הנהלת החשבונות. בעסקים גדולים יהיה מדובר על עובדים שמועסקים בעסק עצמו אולם במרבית העסקים מדובר על שירותים שמספקים חברות חיצוניות. השירות הזה, החשוב ללא ספק, מתחיל עוד בשלב הראשוני, שבו צריך לפחות עבור החברה או העצמאי תיק ניכויים.

לפתוח את התיק

כדי לפתוח תיק ניכויים, יש להעביר לרשויות השונות דיווח ופרטים על מהות העסק, ועל מהות התשלומים שהוא צריך להעביר, מהם יגזרו כמובן סכומי הניכויים. את הניכויים נוהגים מנהלי החשבונות לחלק לשני סוגים:

• הסוג הראשון הוא ניכויים הקשורים למס הכנסה.
• הסוג השני של ניכויים הוא זה שמתקשר למוסד לביטוח לאומי.

מכיוון שכך, ברור שכדי להשלים את הקמתו של עסק חדש יש לפתוח תיק ניכויים גם במס הכנסה וגם בביטוח לאומי. זה המקום לציין שיש להתחיל עם פניה למס הכנסה, שכן שם מקושרים לביטוח לאומי ולרוב יעדכנו גם אותם להגדיר תיק ניכויים מתאים.

בהמשך, לאחר שהעסק ימשיך לפעול, יש לדאוג, בשיתוף על אנשי הנהלת החשבונות, להעביר דיווחים שוטפים וסכומי כסף משתנים, שהוגדרו בתור "ניכויים" וזאת על פי החוק ועל פי כללים מקצועיים.