למרות שמאמצים אלה הם בלתי נמנעים, עדיין חשוב לשים לב לסוגיית הניהול הפיננסי של גן הילדים כבר מנקודת ההתחלה. רואה חשבון המתמחה בסיוע לגני ילדים יכול לסייע בנקודה הזו בדיוק.
ההיבטים הכלליים של גן הילדים
גן ילדים הוא עסק לכל דבר ועניין, כך שרוב הדגשים בהתנהלות שלו אינם ייחודיים. כך למשל לצד ההליך הטכני מול הרשויות הרשמיות יש לפתוח תיקים ברשויות המס, במע"מ, במוסד לביטוח לאומי ועוד.
אנשי גן הילדים צריכים לבצע הנהלת חשבונות שוטפת, בה ההוצאות הן על כוח אדם, ציוד, אוכל וכן הלאה. ההכנסות בדרך כלל קבועות, ולו מכיוון שהתשלום לגן נעשה על בסיס שנתי או חודשי. יחד עם זאת ברור שצריך לבצע רישום מדויק של כל הכנסה.
ההתנהלות של גן הילדים כרוכה בתשלום מיסים, אשר חלק מרכזי בסיוע של רואה החשבון הוא בניסיון לצמצם אותם. לצד זה יש להגיש דו"חות תקופתיים לרשויות המס, להכין הצהרות הון בפתיחת העסק ואחת לתקופה מסוימת, לנהל ספרים על פי חוק וכן הלאה.
אז מה בכל זאת שונה?
בניהול גן ילדים יש מספר נקודות כלכליות שאינן מובנות מאליהן, אשר רואה החשבון יוכל להציג בפני אלה שמתכננים להקים אותו. הגן יכול לקבל תקציבים ממדינת ישראל ומגופים אחרים כאשר הוא מאוגד כעמותה או כחברה לתועלת הציבור.
אלא שלא כל גן עומד בהגדרה הזו, מה גם שיש לה השלכות מבחינת האופן בו ניתן לנצל את התקציב. כך למשל אי אפשר לנצל את התקציבים שנכנסו כדי לחלק רווח בין בעלי הגן. במצב הדברים הזה משרד החינוך והחשב הכללי מפקחים בצורה הדוקה עוד יותר אחר גן הילדים, כשביקורות שבאות לבחון כיצד הוא מתנהל – מבחינת התפעול השוטף אבל גם כלכלית – יכולות להתבצע חדשות לבקרים.
מבחינת ניהול יש כמה אלמנטים מהותיים שצריך לקחת בחשבון, כאשר הגן עשוי להיות מחולק לקבוצות גיל שונות, לקיים מספר מסגרות (חוגים או צהרונים למשל) וכיוצא בזה. את הניהול הפיננסי צריך לבצע תוך מתן תשומת לב להבדלים בין אופני הפעילות השונים של הגן, שאינם פשוטים להבנה. רואה חשבון יוכל להעניק סיוע בתכנון הניהול התקציבי והשוטף של הבנק, כאשר יש בשוק מספר תוכנות ניהול ייעודיות לגני ילדים.
אז איך בוחרים?
רואה חשבון לגן ילדים מקבל חשיבות מכרעת, ולכן הבחירה שלו צריכה להיות מושכלת. הדבר הראשון שצריך לוודא, שייראה לחלק מכם מובן מאליו, הוא שרואה החשבון מחזיק בהכשרה מתאימה וגם בשנות ניסיון בתחום.
אמנם רוב רואי החשבון המציעים את שירותיהם בישראל עונים על ההגדרה הזו, אבל למרבה הצער לא כולם. בנוסף לכך יש הבדלים ברמות ההשכלה והניסיון של רואי החשבון, שיכולים להביא לכך שיש כאלה שיהיו מומלצים יותר מאחרים.
נקודה חשובה נוספת היא שרצוי ברוב המקרים לוודא שרואה החשבון אכן בקיא במידה המלאה ביותר בניהול הפיננסי של גני ילדים, שכאמור כולל מספר הבדלים ביחס לעסקים אחרים.
בהרבה מקרים רואי חשבון מאחוריהם סיוע בניהול של מספר גני ילדים ידגישו זאת בפרופיל הפעילות שלהם. מכיוון שניהול גני ילדים מצריך בדרך כלל פעולות המתבצעות באופן שוטף (גם אם לא תמיד מדי יום), תהיה זו המלצה מועילה לחפש רואה חשבון שהזמינות שלו עבור הלקוחות היא גבוהה באופן יחסי.