הדרישות בפועל של ניהול החשבונות לעסק כזה או אחר נגזרות מהגדרת העסק ומפרמטרים פרטניים לגביו, כאשר יש הגדרות מסוימות בהקשר של ניהול ספרים ופנקסים שיש לנהל למשל, אך עיקר ההגדרות הם לגבי סוגי הנהלת חשבונות.
ההגדרות הרשמיות הרלבנטיות בהקשר להתנהלות עסקית וניהול חשבונאי תקינים כוללות כמה סוגי הנהלת חשבונות, כאשר ככלל אצבע ניתן לומר כי ככל שסוג העסק הינו מורכב ו"גדול" יותר וככל שהפעילות העסקית גדולה ומורכבת יותר, כך דרישות ניהול החשבונות עולות והופכות מקיפות יותר.
שני הסוגים העיקריים של הנהלת חשבונות עסקיים הם הנהלת חשבונות חד צידית, המאפיינת עסקים קטנים וזעירים (עוסקים פטורים וחלק מהעוסקים המורשים) או הנהלת חשבונות כפולה / דו צידית הרלבנטית לעסקים גדולים יותר וכמובן שלחברות ולצורות התאגדות נוספות.
ייעוץ לגבי סוג ניהול החשבונות הרלוונטי לכם
ההגדרה האם עסק מסוים מחויב בהנה"ח חד צידית או הנה"ח כפולה כוללת כאמור פרמטרים רבים הקשורים לעסק עצמו, כך שהנושא כולו עשוי להיות מבלבל ולא ברור עבור בעלי העסק. כך גם לגבי הוראות ניהול הספרים המדויקות שעל העסק לפעול לפיהן.
לכן גורמים מקצועיים שונים מתחום ניהול החשבונות – משרדי הנהלת חשבונות, משרדי רו"ח וספקי תוכנות ניהול חשבונות לעצמאים – מציעים לרוב ייעוץ ומידע לגבי סוג הנהלת החשבונות שכל עסק מסוים צריך ליישם – או בייעוץ אישי ופרטני לאותו עסק או על ידי מתן הפרטים הרלבנטיים באתר לצורך בחינה עצמית.
חשוב מאוד ליישם את סוג הנהלת החשבונות שהחוק דורש מסוג העסק שלכם, אי ידיעה אינה פותרת כמובן ועבודה לפי סוג הנה"ח אחר או לפי הוראות ניהול ספרים שאינן מלאות לפי ההגדרות, יכולה לגרום לפסילת ספרים ולהשתת עיצומים ותהליכים משפטיים שונים.
הנהלת חשבונות חד צידית
זהו הסוג הפשוט והבסיסי יותר של הנהלת חשבונות, הוא רלבנטי בעיקר לעסקים קטנים עם מחזורי פעילות יחסית נמוכים. הדרישות בהנהלת חשבונות חד צידית פשוטות יותר ולכן קל מאוד ליישם צורת ניהול זו בתוכנות ממוחשבות ובאופן עצמאי – מודל פעולה נפוץ ונגיש מאוד כיום. בהנה"ח חד צידית רושמים רק צד אחד של הפעולה הפיננסית הרלבנטית, בשונה מהשיטה הכפולה. זה עובד כך באופן כללי:
- הכנסות: יש לרשום רק את ההכנסה ואת המקור שלה, אין חובה לרשום את אופן קבלת התקבול.
- הוצאות: רישום פשוט של סכום ההוצאה לפי חשבונית מס, יש הוצאות שניתן לרשום ללא חשבונית מס אלא על פי קבלה (למשל ארנונה, ביטוח וכיוצא באלו). אין חובה לרשום את אופן ביצוע התשלום.
עסק יכול להיות מחויב ביישום הנהלת חשבונות חד צידית אך עדיין לנהל ספרים שלא כל עסק מחויב אליהם – למשל ספר הזמנות עבודה. זאת בהתאם למהות הפעילות העסקית והגדרת העסק.
הנהלת חשבונות כפולה
מבחינת סוגי הנהלת חשבונות זהו הסוג הנפוץ ביותר, מיועד לעסקים גדולים עם מחזורי פעילות יחסית גבוהים. השיטה נקראת גם הנהלת חשבונות דו צידית, בניגוד לחד צידית שסקרנו לעיל. מדובר על שיטת הנה"ח שפותחה כבר לפני מאות שנים ובמהותה נותרה זהה גם כיום.
הבסיס של הנהלת חשבונות כפולה הוא רישום כל פעולה פיננסית רלבנטית כך שחשבון אחד (עמודה בדו"ח למשל) מחויב ונגד חשבון זה רושמים גם זיכוי בחשבון אחר. בצורה זו אמור להישמר איזון יתרון בין החובה לזכות. בהנה"ח כפולה יש רישום וביצוע התאמות לגבי פעולות של כרטיסי אשראי, ספקים, בנקים, לקוחות, חייבים שונים וזכאים שונים.
בשיטה זו יש תכנון לטווח ארוך ומעקב שוטף אחר התשלומים הצפויים לעסק והתקבולים שהוא צפוי לקבל. זו שיטה שיישומה יקר יותר כי היא מחייבת יותר עבודה.