ניהול לקוחות וספקים

עסק שאין לו די לקוחות ואשר אין לו די עסקאות יהיה בדרך כלל עסק כושל. עסק מצליח, מצד שני, יהיה עסק שמשכיל לשרת מסה קריטית של לקוחות קבועים או מזדמנים. על מנת לפעול כהלכה ולהצליח לספק מוצרים או שירותים, מנהלים מרבית העסקים גם קשרים עם ספק אחד לפחות ולרוב – עם כמה וכמה ספקים. ניהול הקשר עם אותם הלקוחות ועם אותם הספקים נעשה בהיבטים שונים, הן חשבונאיים, הן מסחריים והן אחרים.

רישום בספרים

מלבד החשיבות הרבה של פעילות שיווק בכדי למצוא לקוחות חדשים ומלבד החשיבות במציאת ספקים אמיניים ישנה חשיבות גם לתיעוד הקשר עם הלקוחות ועם הספקים במערכת הנהלת החשבונות. ניהול לקוחות וספקים חייב לבוא לידי ביטוי בספרים או כפי שמכונה בלשון המקצועית להירשם ב"פנקסים". כיום, הפנקסים הם לרוב תוכנות הנהלת חשבונות, כאלה שרשות המיסים מתירה להשתמש בהם לצורך תיעוד.

כל עסקה עם לקוח, כל רכישה מספק, כל גבייה של חוב, כל תקבול או כל תשלום מלקוח או לספק נרשמים בצורה של פקודת יומן. כל פקודת יומן מתארת פעולה חשבונאית בסיסית – ישנה פקודה לרכישת סחורה, פקודה לרכישת ציוד משרדי, פקודה שמתארת מכירה ללקוח מזדמן או כזאת שמתארת מכירה ללקוח קבוע. מתוך אותן פקודות יומן מצטברות מפיקים בהמשך גם תוצרים חשבונאיים נוספים כגון – דוחות שונים על ניהול העסק, דוחות סיכום שנה, דוחות רבעוניים (בחברות גדולות), מאזנים, דוחות של מכירות וכדומה.

כרטסת לקוחות וספקים

עבור עסקים שמנהלים קשר עם לקוחות קבועים וכן עם ספקים קבועים מקובל להקים כרטסת עם שמו של כל לקוח ועם שמו של כל ספק. במידה ויש לקוחות רבים מזדמנים, יפתח מנהל החשבונות או רואה החשבון המטפל בעסק כרסטת לקוחות כללית ובאותו האופן – גם כרטסת ספקים.

כרטסת לקוח, בעיקר בהקשר של לקוח קבוע, חשובה מאוד לצורך התחשבנות כספית במקרה שנותנים ללקוח תקופת אשראי. עסק שמשרת לקוחות גדולים או קבועים מעניק להם בדרך כלל ימי אשראי כחלק מהסדר מסחרי ובאותו האופן הדבר נעשה מול ספקים (כאשר הספק מעניק לעסק תנאי תשלום שמכונים "שוטף פלוס"). אותן כרטסות של לקוחות ושל ספקים נועדו לברר מתי יש חוב פתוח שאמור להיפרע, מתי יש צורך להפעיל מאמצי גביה, מתי יש לתזכר לקוח בשל חוב ומתי יש להעביר תשלום לספק. נהוג לבצע מעת לעת התאמה חשבונאית מול הצד השני (לקוח או ספק) בכדי לוודא שלא נפלו טעויות וכדי לוודא שלא יישארו אי התאמות.

ניהול פנימי וניהול חיצוני

ניהול הפעילות החשבונאית והמסחרית מול לקוחות ומול ספקים יכול להיעשות באופן בלבדי על ידי עובדי העסק אך הדבר יכול להתבצע גם בשיתוף של נותני שירות שונים. ישנם עסקים או עצמאיים קטנים שמעדיפים שאת כל ענייני הנהלת החשבונות ירכז משרד לראיית חשבון. עסקים אחרים, גדולים יותר, מעסיקים פקידה עם ידע בהנהלת חשבונות ואף מנהל חשבונות בכיר. עסקים גדולים מאוד מתפעלים לא פעם מחלקת הנהלת חשבונות שלמה שעוסקת בין היתר בניהול לקוחות וספקים.

בין אם ניהול הקשר עם הלקוחות והספקים נעשה על ידי עובדים פנימיים ובין אם הדבר נעשה על ידי משרד רואי חשבון חיצוני או בשיתוף עם משרד כזה, חשוב שהדבר יתבצע בדייקנות ובמהימנות. הדבר נחוץ הן מבחינה עסקית והן מבחינת מיסוי. רישום לא נאות בספרים וניהול ספרים לקוי יכול להוביל לחקירה של רשות המיסים ואף לקנסות כבדים. בנוסף, הדבר עשוי גם להביא לאובדן הכנסות, להליכים מצד ספקים או לשלומי יתר בשל מיסים שלא חושבו נכון (בשל אי דיווח על חלק מההוצאות המוכרות).