בעוד שצרכנים פרטיים משלמים את המע"מ והוא מהווה מבחינתם מרכיב בלתי נפרד מהמחיר כולו, עסקים מהגדרה של עוסק מורשה ומעלה מקזזים את המע"מ – קיזוז תשלומי המע"מ של העסק (מע"מ תשומות) מגביית המע"מ של העסק (מע"מ עסקאות) – וכאן נכנסים לתמונה אנשי הנהלת חשבונות.
ההתנהלות מול המע"מ היא שוטפת ומרכזית כאשר מדובר על מוסדות שמולם ואיתם עובדים אנשי הנהלת חשבונות בארגונים ועסקים – בין אם מנהלי חשבונות פנימיים או עובדים ועובדות במשרדי הנה"ח וראיית חשבון חיצוניים (הנהלת חשבונות במיקור חוץ).
כל העסקים מחויבים בדיווח למע"מ, כאשר עוסק פטור שאינו גובה מע"מ ואינו יכו להתקזז ישירות על מע"מ מדווח באופן שנתי בלבד ואילו עוסקים מורשים, חברות בע"מ וצורות התאגדות אחרות מדווחים באופן שוטף למע"מ – חודשי או דו חודשי. נסקור את עיקרי ההתנהלות של אנשי ועובדי הנהלת חשבונות מול משרדי מס ערך מוסף.
הגשת הצהרת עוסק פטור
עוסקים פטורים אינם גובים מע"מ עסקאות ובהתאם גם לא יכולים להתקזז מול המדינה על תשלום מע"מ תשומות. אף הם כן מחויבים כאמור לדווח למע"מ על מחזור ההכנסות שלהם. מבחינת מנהלי חשבונות בדרגות ההסמכה השונות, המשמעות היא שאין מעקב ודיווח שוטף לגבי המע"מ, אלא הכנת והגשת הצהרת עוסק פטור באופן שנתי, בסיום שנת המס, למשרדי מע"מ.
הצהרת עוסק פטור כוללת את סכום ההכנסות של העצמאי/עסק, כך מע"מ קובעים האם אותו עסק ימשיך במודל העוסק הפטור או יידרש לעבור להגדרה של עוסק מורשה.
הכנת ההצהרה מצריכה שימוש בסכום ההכנסות הכולל, על סמך קבלות, לרוב זה מבוצע במסגרת הכנת הדו"ח השנתי כך שכל הנתונים נאספים ומנותחים בכל מקרה.
חישובי מע"מ תקופתיים
ברגע שעסק מוגדר עוסק מורשה או הגדרה "גבוהה" יותר, עליו להתנהל מול מע"מ בצורה שוטפת ותדירה יותר, כאמור או אחת לחודש או אחת לחודשיים. מבחינת אנשי הנהלת החשבונות, המשמעות היא שיש לעקוב באופן הדוק ומדויק אחר המע"מ ולבצע חישובים תקופתיים בהתאם לתקופת הדיווח.
עסקים אלו מתקזזים על המע"מ שלהם ורק משלמים למדינה את "הערך המוסף" של המס או מקבלים החזר במקרה ששילמו יותר מע"מ ממה שגבו מלקוחות. לצורך כך יש לחשב את סכום הדיווח המתאים לפי חשבוניות מס, קבלות ועסקאות שהעסק ביצע.
חישוב המע"מ באופן כללי הוא סכום כל המע"מ שנגבה מלקוחות בתקופת הדיווח, בהפחתת תשלומי המע"מ שהעסק ביצע עבור רכישות של ציוד קבוע ורכישות אחרות. היבט חשוב של חישובי המע"מ הוא לדעת לסווג נכון עסקאות מע"מ – כי לא כל רכישה למשל מאפשרת הכרה במלוא המע"מ ששולם (כיום תוכנות הנה"ח מבצעות לבד חישובים אלו אך חשוב להגדיר זאת נכון).
דיווח ותשלום למע"מ
לאחר חישוב המע"מ התקופתי, מנהלי החשבונות לרוב נדרשים גם לדווח למע"מ אודות המע"מ ולהסדיר את התשלום. הדיווח מתבצע באמצעות טופס מתאים, דרך האינטרנט או בתשלום ידני, כאשר ניתן לשלם בצ'ק, במזומן או באינטרנט כאמצעי התשלום העיקריים. זהו היבט חשוב מאוד בעבודת ספק הנהלת חשבונות, כי עיכוב בהגשת הדו"ח למע"מ וביצוע התשלום התקופתי יגרור קנסות ותוספת ריבית והצמדה למדד.
באופן כללי, ההתנהלות מול המע"מ פשוטה ונטולת בעיות, פשוט מבצעים את חישוב המע"מ, מכינים את הדו"ח התקופתי ומשלמים באחד מהאמצעים – דרך אתר רשות המיסים או עם פנקס תשלומי המע"מ של העסק. כמו כן, במקרים בהם יש צורך לקבל החזר מע"מ מהמדינה, באחריות מנהלי החשבונות לדווח על כך כיאות ולוודא קבלת ההחזר לאחר כמה חודשים.
התנהלות כללית מול מע"מ
בנוסף להתנהלות השוטפת והקבועה של אנשי הנהלת החשבונות מול מע"מ, יש גם התנהלות כללית, לגבי מקרים פרטניים, חובות, הגדרות לגבי העסק, שאילתות וכיוצא באלו.