במסגרת ההגדרות המחייבות בישראל בהקשר של ניהול חשבונות, יש שני סוגי הנהלת חשבונות שניתן ליישם, כאשר לא מדובר בבחירה אלא בהגדרה לפי פרמטרים מסוימים כגון מחזור עסקי ותחום פעילות העסק. הנהלת חשבונות חד צידית היא השיטה הבסיסית ביותר של ניהול חשבונות, רמת הסף הנדרשת על ידי רשות המיסים ואשר נוגעת בעיקר לעסקים קטנים.
ניהול חשבונות כולל היבטים כגון רישום עסקאות מכירה, תקבולים כספיים למיניהם, רישום עסקאות רכישה למיניהן, הוצאות של העסק ופעולות כספיות ולא כספיות אחרות בעלות השלכה פיננסית על העסק. מבחינה זו הנהלת חשבונות חד צידית כוללת רישום של פעולות אלו, אך עם דרישות פחות מחמירות ומורכבות בהשוואה לשיטת החשבונאות הנפוצה יותר שהיא הנהלת חשבונות כפולה / דו צידית.
מי מחויב בהנהלת חשבונות חד צידית?
השיטה של הנהלת חשבונות חד צידית היא הפחות נפוצה במשק הישראלי, מרבית העסקים נדרשים לפעול לפי ניהול חשבונות כפול. גופים עסקיים שיכולים ליישם הנה"ח חד צידית הם בעיקר עסקים קטנים – כגון עוסקים פטורים או עוסקים מורשים בעלי מחזור פעילות קטן יחסית (פחות מ-3.5 מיליון ש"ח נחשב מחזור קטן עבור מרבית סוגי העסקים – יצרנים, סיטונאים וקמעונאים).
אך למרות השפעת המחזור העסקי, יש סוגי עסקים המחויבים בכל מקרה בניהול חשבונות כפול ולהם אסור להתנהל בהנהלת חשבונות חד צידית (למשל רופאים, נותני שירותים מסוימים וכיוצא באלו). גם למספר העובדים המועסקים יש השפעה על סוג הנה"ח המתאים.
מכיוון שמאוד חשוב להתנהל נכון מבחינת ניהול חשבונות העסק, כאשר התנהלות לא נכונה עשויה להיחשב ליקוי חמור ולגרור עיצומים, פסילת ספרים, הליכים משפטיים, קנסות וכן הלאה – זה קריטי עבור כל בעל עסק לדעת בוודאות על פי איזו שיטת הנהלת חשבונות הוא צריך לפעול.
הדרך הטובה ביותר לוודא זאת היא לקבל ייעוץ מקצועי מדויק מטעם גורם מקצועי בהנהלת חשבונות – מנהל חשבונות בכיר, רואי חשבון או אפילו טבלאות מפורטות ועדכניות באתרי תוכנות ניהול חשבונות או באתר רשות המיסים.
עקרונות יסוד של הנהלת חשבונות חד צידית
הנהלת חשבונות חד צידית נקראת כך משום שבניגוד לשיטה הכפולה, אין במקרה זה כל חובה לבצע רישום כפול של פעולות פיננסיות. רושמים צד אחד של הפעולות הפיננסיות ואין צורך מבחינה זו לנהל מאזן בוחן של העסק.
השיטה של הנהלת חשבונות חד צידית עובדת באופן כללי כך:
- הכנסות / תקבולים: צריך לרשום במערכת ניהול החשבונות רק את מהות ההכנסה – איזה הכנסה זו וממי התקבלה. לא צריך לבצע רישום של אופן קבלת הכסף (מזומן, כרטיס אשראי, צ'ק, העברה בנקאית) וכמובן שאין צורך לאזן את הפעולה כפי שקיים בהנהלת חשבונות כפולה.
- הוצאות / תשלומים: יש לרשום רק את סכום ההוצאה כפי שמופיע בחשבונית המס או בקבלה (קבלות רלבנטיות מבחינה זו בעיקר לתשלומים כגון ארנונה או ביטוחים) ואת מהות ההוצאה (על מה יצא הכסף), אין צורך לרשום כיצד בוצע התשלום.
כך שלרשויות המיסים והרגולציה אין כל עניין לדעת או לקבל פירוט לגבי אופן קבלת תקבולים או ביצוע תשלומים, אלא רק שהעסק יתנהל נכון מבחינת רישום הכנסות והוצאות. הנהלת חשבונות חד צידית מספקת תמונת מצב חלקית לגבי המצב הפיננסי של העסק, רק את ההיבט של ההכנסות וההוצאות, ללא היבטים מורכבים יותר כמו התחייבויות ונכסים, יתרת לקוחות או ספקים וכן הלאה.