אם עצמאים ועסקים קטנים יכולים לעיתים לנהל את החשבונות שלהם בעצמם, בעזרת תוכנת הנהלת חשבונות למשל, לחברה בע"מ זה כבר כמעט בלתי אפשרי גם לנהל את העסק וגם את החשבונות. אם אתם בעלי חברה או שוקלים להפוך את העסק שלכם לחברה, חשוב שתלמדו לגבי האפשרויות וההיבטים השונים של הנהלת חשבונות לחברה בע"מ.
הנהלת חשבונות כפולה
בתחום ניהול החשבונות יש שתי שיטות עיקריות של הנה"ח, הנהלת חשבונות חד צידית, המיועדת לעסקים קטנים ואשר מצריכה פעולות יחסית פשוטות והנהלת חשבונות כפולה המיועדת לעסקים גדולים יותר ומצריכה רישום מורכב יותר וניהול ספרים מתקדם.
מבחינת הנהלת חשבונות לחברה בע"מ, כל חברה מחויבת בהנהלת חשבונות כפולה – מה שמצריך הקצאת יותר משאבים לצורך זה. הנה"ח כפולה כוללת רישום כפול של כל פעולה כלכלית ופיננסית המשפיעה על חשבונות החברה, במודל החובה והזכות.
בנוסף לדרישה לנהל ספרי חשבונות בשיטה הכפולה, לחברות בע"מ יש חובות נוספות כגון הכנת דוחות כספיים והגשתם לרשם החברות ועוד היבטים הקשורים להתנהלות הפיננסית השוטפת והשנתית.
שירות חיצוני או פנימי
בהתאם לגודל החברה והיקף עבודת ניהול החשבונות שהיא נדרשת אליו, ניתן לקבל שירותי הנהלת חשבונות לחברה בע"מ באופן פנימי או חיצוני. הכוונה היא שחברה יכולה להעסיק מנהל חשבונות או אפילו כמה מנהלי חשבונות כשכירים, כאשר אלו אחראים לכל היבטי ניהול הספרים והחשבונות של החברה, למעט הכנת הדוחות הכספיים המבוצעים על ידי משרד רואה חשבון.
לחלופין, חברה בע"מ יכולה לבצע מיקור חוץ לשירותי הנהלת החשבונות שלה, כאשר את העבודה בפועל מבצעים מנהלי חשבונות במשרד ניהול חשבונות או רואה חשבון חיצוני ותמורת שכר חודשי.
ככל שהחברה גדולה יותר, עם מחזורים גבוהים, עובדים רבים ומורכבות עסקית רבה יותר, כך יהיה לה יותר כדאי כלכלית ותפעולית לבצע ניהול חשבונות פנימי ע"י שכירים. לחברות קטנות יותר, משתלם יותר לקבל את השירות ההכרחי הזה מגורם חיצוני.
בהקשר לכך, כאשר מדובר על הנהלת חשבונות לחברה בע"מ והשירות נעשה במיקור חוץ, לרוב הוא יבוצע באמצעות משרד רואה חשבון שיכול לתת ליווי, ייעוץ וסיוע מקיף ביותר גם מבחינת שירותי הנה"ח וגם מהיבטים פיננסיים ועסקיים אחרים.
בנוסף, חברות בע"מ כן יכולות להשתמש בחלק או בכל המרכיבים של תוכנות ניהול חשבונות, למשל הפקת מסמכים עסקיים כגון חשבוניות, הזמנות וקבלות, רישומי מלאים, רישומי ספקים, שליטה על ההוצאות וכן הלאה.
דרישות נוספות מחברה בע"מ
למעט החובה בהנהלת חשבונות כפולה ובהתאם למהות פעילות החברה גם הוראות ניהול ספרים רלבנטיות, יש לחברה גם חובות נוספות הקשורות לניהול הספרי והחשבונות. כך ניתן למנות את החובה שרואה חשבון מוסמך וחיצוני לחברה יאשר ויחתום על מאזן החברה ועל דוחותיה הכספיים. את המאזן ויתר הדוחות הכספיים יש להגיש בכל שנה לרשם החברות, בתוספת תשלום אגרה שנתית.
שירותים היקפיים של הנהלת חשבונות לחברה בע"מ
מעבר לשירותי הבסיס ההכרחיים לגבי הנהלת חשבונות לחברה בע"מ – לפי הוראות ניהול ספרים – ישנם שירותים היקפיים נוספים שהגורם האחראי על ניהול חשבונות החברה עשוי לספק.
שירותים אלו כוללים למשל חשבות שכר (הכנה וניהול של משכורות העובדים), תכנוני מס מראש ובדיעבד, ייעוץ מס כללי, ליווי בעסקאות פיננסיות למיניהן, ייצוג מול רשויות וגורמים מסחריים בהקשר למקרים פיננסיים או בהקשר לחשבונאות, ייעוץ עסקי ועוד.