הנהלת חשבונות כפולה נקראת גם הנהלת חשבונות דו צידית או דו צדדית, כאשר המהות זהה והכוונה היא לרישום כפול של פעולות פיננסיות של העסק. המהות היא רישום כפול של פעולות פיננסיות – כך רישום של פעולה מחייב רישום של פעולה נגדית או פעולה המאזנת את מאזן החשבונות.
מקור השיטה
תחום החשבונאות וניהול החשבונאות הוא עתיק יחסית, כך גם שיטת ניהול החשבונות הכפולה. למעשה, השיטה נוסחה לראשונה לקראת סוף המאה ה-15, על ידי המתמטיקאי האיטלקי החשוב לוקה פאצ'ולי. עקרונות השיטה לא השתנו בצורה מהותית עד היום.
עקרונות יסוד של הנהלת חשבונות כפולה
כאשר מיישמים הנהלת חשבונות כפולה פועלים לפי כמה עקרונות יסוד בסיסיים, עקרונות אלו משמשים בצורות יישום כאלו ואחרות בכל ניהול חשבונות כפול ועבור כל עסק. בהנה"ח כפולה רישום הפעולות הפיננסיות מתבצע באמצעות שני טורים (נקראים גם חשבונות, או יתרת חובה ויתרת זכות) כאשר הטור הראשון מתאר את יתרת החובה הכוללת את הנכסים של העסק והטור השני את יתרת הזכות הכוללת את ההתחייבויות וההון של העסק.
הרישום הכפול הזה מגדיר כי כל פעולת חובה שנרשמת מחייבת רישום מאזן בטור הזכות. כך המאזן העסקי נשאר מאוזן כל הזמן, אם מוסיפים נכס למאזן חייבים לגרוע נכס אחר או להוסיף באופן מתאים התחייבויות / הון.
על מנת להמחיש זאת ניתן דוגמא: עסק מסוים משלם במזומן עבור רכישת פריט רכוש קבוע, פעולה זו מגדילה את רישום יתרת רכוש קבוע (בצד החובה – הנכסים) אך גם מחייבת את הקטנת ערך יתרת המזומנים (גם היא בצד החובה – נכסים) – כך המאזן הכללי נשאר זהה מבחינת המספרים. אותו האיזון ישמר עם הרכישה תיעשה באמצעות הלוואה או פיתרון אשראי אחר – הגדלת הנכסים והגדלה זהה של ההתחייבויות.
הנהלת חשבונות כפולה מאפשרת מעקב יעיל וקפדני יותר על תשלומים ותקבולים צפויים, כמו גם על סך הנכסים וההתחייבויות של העסק.
מאזן בוחן
היישום המעשי של הנהלת חשבונות כפולה, לצד היבטי דיווח לרשויות המס וכיוצא באלו, הוא מאזן הבוחן. מאזן בוחן הוא גיליון העבודה הכולל את שני הטורים כפי שפורט לעיל. רישום נכון של הפעולות הפיננסיות בשיטת הנהלת החשבונות הכפולה מאזנת את המאזן ושומרת עליו מאוזן.
מאזן הבוחן כולל נושאים כגון חובות של לקוחות, תשלומים לספקים, מכירות, רכישות של סחורות וציוד, תשומות כמו חשמל ומים, ערך ציוד או נכסים קבועים, קופת העסק, צ'קים עתידיים, התחייבויות אשראי ועוד.
מי חייב בהנהלת חשבונות כפולה?
ההגדרה אילו עסקים מחויבים ליישם הנהלת חשבונות כפולה / דו צידית נמצאת בפקודת מס הכנסה, כאשר עיקר ההשפעה היא למחזור הפעילות של העסק ולתחום פעילותו העסקית. יש הגדרות ברורות ומחייבות (המתעדכנות מעת לעת מבחינת סכום המחזור השנתי) הקובעות אילו סוגי עסקים חייבים בהנה"ח כפולה, כאשר חלק מסוגי העסקים צריכים להציג מחזור פעילות מעל סכום מסוים ויש סוגי עסקים המחויבים בכל מקרה בניהול חשבונות כפול.
שירות הנהלת חשבונות מקצועי – בין אם דרך משרד ניהול חשבונות או תוכנת ניהול חשבונות עצמאית – מספק את הייעוץ הרלבנטי לקביעת סוג הנהלת החשבונות שעסק צריך ליישם, כאשר חשוב מאוד לפעול בהתאם להוראות וההגדרות הרשמיות, זאת לצד בירור מקיף אודות חובות ניהול הספרים של העסק.
מה הם היתרונות השונים של הנהלת חשבונות כפולה?
שיטת ניהול החשבונות הכפולה, אותה השיטה אשר מוכרת בעיניי רבים גם כ – השיטה האיטלקית לניהול לחשבונות, או לחלופין – השיטה הדו צדדית לניהול החשבונות, היא שיטה לניהול חשבונות אשר מחזיקה כמה וכמה יתרונות על ניהול חשבונות בצורה חד צדדית.
יתרונות אלו, של הנהלת חשבונות כפולה, אלו אותם היתרונות שגורמים לכך שכיום, מדובר על שיטה מאוד מאוד נפוצה לניהול חשבונות במדינת ישראל, ובכל העולם ככלל. ראשית, מדובר על שיטה אמינה מאוד להנהלת החשבונות, אמינה בהרבה משיטות אחרות לניהול הכספים. הסיבה לכך ששימוש של הנהלת חשבונות כפולה הוא שימוש אמין יותר, זה העובדה שניתן לייצר דוחות כספיים מדויקים הרבה יותר בעזרת השיטה הזו, בעיקר כאשר אנחנו מבצעים סידור ואיזון של כל ההוצאות וכל ההכנסות השונים של החברה.
בנוסף, הנהלת חשבונות כפולה, מסייעת לנו מאוד באיתור קל ופשוט של טעויות שונות, חוסר עקביות, או כשלים משמעותיים בניהול חשבונות. כמובן, שגילוי מוקדם של טעויות כאלה בניהול הכספים, יכולים לחסוך לחברה שבראשותכם כסף רב.
מי חייב לבצע הנהלת חשבונות כפולה?
למעשה, בעלי עסקים רבים מתלבטים האם כדאי להם לאמץ את השיטה של הנהלת חשבונות מהסוג הזה או לא, אבל חשוב להבין כי לא אתם אלה שמחליטים על העניין הזה. מי שמחליט על עסקים שצריכים לבצע הנהלת חשבונות כפולה הוא מס הכנסה. לרוב עסקים קטנים כמו למשל עסקים פטורים לא צריכים לבצע הנהלת חשבונות כזו, משום שהמחזור השנתי שלהם יחסית קטן. יש כל מיני הגדרות ספיציפיות הקשורות למחזור השנתי, סוג העסק, כמות העובדים שיש בתוך החברה וכיוצא בזה שמובילים לאימוץ שיטה זו.
לסיכום, בשונה מהשיטה הסטנדרטית המכונה גם שיטה חד צידית, בה מתבצע מעקב אחרי שני נתונים בלבד והם ההוצאות וההכנסות שלנו. בשיטה זו אנחנו לא צריכים לבצע מעקב כתוב על האמצעים שהתשלום נערך, מה התרחש בהיבט של הבנק וכיוצא בזה. אמנם מדובר בשיטה מורכבת יותר, אך מדובר בשיטה מצויינת שבטווח הרחוק תאפשר מעקב יעיל ומקצועי על כל מה שקשור להתנהלות הפיננסית של העסק שלנו.